Anforderungen an eine Enterprise Search-Lösung

Die Anforderungen an Enterprise Search sind grob in die vier Bereiche Abdeckung, Datenschutz, Anfragen und Ergebnispräsentation zu unterteilen. Weiterhin gilt es die Punkte: Relevanz der Suchergebnisse, die Bedienbarkeit und die schnelle Erreichbarkeit, wenn ein Suchwunsch besteht, zu berücksichtigen.

Außerdem muss auf strukturierte und unstrukturierte Inhalte verschieden eingegangen werden und besondere Suchmöglichkeiten für Kontakte und Experten vorweisbar sein. Natürlich sind ebenso die einfache Administration und die Skalierbarkeit der Enterprise Search nicht zu vernachlässigen und von wichtiger Bedeutung.

Abdeckung der Systeme

Eine größtmögliche Abdeckung einzelner Systeme durch die Suche ist enorm wichtig. Ziel ist es, alle Systeme einzubinden, alle Dateiformate spidern zu können, insbesondere auch Repositories, E-Mail Postfächer und ggf. mehrere Unternehmensstandorte.

Datenschutz

Im Bereich des Datenschutzes ist die wichtigste Anforderung, Daten bei der Übertragung zwischen Client und Server zu verschlüsseln. Der Index muss vor Zugriffen Unberechtigter geschützt werden, da dort genauso wertvolle Informationen lagern wie in den Dokumenten selbst. Dies muss mit den Zugriffrechten der Mitarbeiter übereinstimmen, da jeder nur für bestimmte Daten autorisiert ist. Wichtig ist außerdem, dass die Enterprise Search auch Informationen verschlüsselter Datenbestände durchsuchen kann. Natürlich müssen Daten bei der Anzeige über die richtigen Rechteeinstellungen ausgeblendet werden. Die Einstellung von Berechtigungen ist zentraler Bestandteil von Suchlösungen und muss in die bestehenden Berechtigungssysteme integriert werden.

Anfragen

Anfragen in der Enterprise Search müssen so komfortabel wie möglich sein. Umfassende Möglichkeiten der Suchparameter müssen bequem einstellbar sein. Solche Suchparameter sind beispielsweise Zeit und Dateiformat oder eine Einschränkung auf den Suchort. So werden die  Ergebnisse wertvoller. Wenn häufig benutzte Suchparameter gespeichert werden können, ist dies sehr vorteilhaft, da es dem Mitarbeiter die erneute Eingabe spart.

Weitere Möglichkeiten sind die Einbindung von Suchergebnissen auf externen Websites,  z.B. von Marktbegleitern. Auch die Aktualität des Suchindexes ist sehr wichtig, da eine ressourcenintensive Echtzeitsuche sehr lange dauert.

Ergebnispräsentation

Einen großen Anteil an der Suche hat die Ergebnispräsentation. Dabei kommt es auf die richtige Anordnung der Daten, die Anzeige einer Vorschau und Abstracts an. Für Letzteres muss ein Zwischenspeicher aufgebaut werden, der beispielsweise immer aktuelle ASCII-Versionen der Dokumente ablegt.

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