Alternativen zum Suchen

Alternativen zum Suchen mit der Enterprise Search sind das Einordnen von Inhalten in Kategorien und das nachträgliche Sortieren. Taxonomien sind insbesondere für spezialisierte Themenbereiche geeignet. All diese Methoden haben gemeinsam, dass zusätzliche manuelle Arbeit nötig ist, um zusätzliche Metadaten, wie beispielsweise den Autor eines Dokumentes, Stichworte oder Zusammenhänge zu erfassen. 

Mehr Arbeit verleitet Mitarbeiter dazu, dass sie ihre Informationen anderswo abspeichern, wodurch so die Auffindbarkeit verringert wird. In den meisten Fällen hilft eine Enterprise Search schneller Ergebnisse zu finden und ist somit zweckmäßiger.

Kosten und Ersparnis

Da Mitarbeiter eine beträchtliche Zeit ihres Arbeitstages in das Suchen nach den richtigen Informationen investieren, entstehen dafür hohe Kosten. In vielen Fällen ist deswegen eine Amortisierung der Kosten für die Integration, Beratung und Lizenzen für die Enterprise Search schon im ersten Jahr möglich. Außerdem darf man nicht vergessen, dass auch Kosten entstehen, wenn Mitarbeiter Informationen gar nicht auffinden können.

Der Eintritt des ROI (Return-on-Invest) ist abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, dem bisherigen Suchaufwand, dem Lizenzmodell der Software und den individuellen Anpassungskosten. Ein Modell auf Basis der Anzahl der Dokumente ist bei wenigen Dokumenten und vielen Nutzern sinnvoll. Andere Lizenzmodelle orientieren sich an der Rechner- und Speicherleistung, an der Zahl der Nutzer oder an der Abfragenanzahl.

Wenn die Suchlösung komplett von einem externen Dienstleister betrieben wird, könnte dies, insbesondere in kleineren Unternehmen. Geld – auch für eine eigene Infrastruktur – sparen. In heterogenen Umgebungen sind einheitliche Suchlösungen tendenziell rentabler, da der Administrationsaufwand geringer ist.

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