Dokumentenmanagement für alle: einfach, leistungsstark und kosteneffizient

Autor: ELO Digital Office GmbH 

Im täglichen Dokumentendschungel den Überblick bewahren und schnell die gesuchten Informationen finden, mit modernen Dokumentenmanagement-Systemen kein Problem.

Dass viele mittelständische und große Unternehmen auf Dokumentenmanagement setzen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen, ist bereits gängige Praxis. Aber was tun, wenn die Unternehmensmannschaft aus einer Handvoll Mitarbeiter oder gar einem Ein-Mann-Betrieb besteht? Auf schnelle Informationsverfügbarkeit und strukturierte Organisation verzichten? Wohl kaum, auch im Bereich der Privatanwender und Kleinunternehmer herrscht Bedarf nach Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Wie gut, dass es auch hier passende und bezahlbare Produkte gibt. Der Fachjournalist Herbert J. Joka berichtet im Interview, warum er nicht mehr auf DMS verzichten mag.

Vor ELOoffice war Steinzeit…
Herbert Joka hat sich 2008 für die DMS-Einstiegslösung ELOoffice entschieden und verwaltet jetzt seine kompletten Artikel und Dokumente mit dem System und profitiert, wie er selber sagt, von einer Dokumentenverwaltung, die voll und ganz der Philosophie des Lean Managements entspricht, nämlich Verschwendung zu vermeiden. Und das ist beim Suchen die Zeit…

Herr Joka, was war der Auslöser bei Ihnen, elektronisches Dokumentenmanagement für sich zu nutzen?
Ganz einfach - Faulheit (lacht). Mir war klar, dass es einen Weg geben muss, meine täglichen Arbeitsabläufe und mein Archiv zu optimieren. Darüber hinaus wollte ich schlichtweg kein Papier mehr bei mir rumliegen haben. Von ELO hatte ich schon gehört, also habe ich die Demo-CD getestet und dann ELOoffice als Vollversion installiert.

Wie lange hat es gedauert bis Sie mit dem DMS arbeiten konnten?
Ungefähr eine Tasse Kaffee lang; Bei der Installation musste ich zwar ein paar Mal kurz beim ELO-Support nachhaken, aber danach lief es einwandfrei.

Worauf sollte man bei der Installation achten?
Ganz wichtig ist, die Archivstruktur vorher zu durchdenken, wenn das nicht passiert, nutzt das beste DMS nichts.

Welche Art von Dokumenten landen bei Ihnen im Archiv?
Dokumente, Datenfiles. Digitale Fotos, Soundfiles oder Interviewmitschnitte, die in absehbarer Zeit gebraucht werden, kommen auch darein. Sie werden nach einer Weile gelöscht. Kurz, eigentlich alles, was man im Ordner ablegt und gerne locht.

Warum hat sich das DMS für Sie gelohnt?
Vor ELOoffice war Steinzeit. Wenn Software uns Arbeit abnehmen und die Bequemlichkeit fördern kann, dann sollten wir dies nutzen. Für mich persönlich bedeutet das, ich finde meine Informationen sehr viel schneller und brauche viel weniger Regalflächen. Zu Ende gedacht, hilft es sogar Heizkosten sparen, weil kein Papier im Regal auf Temperatur gehalten werden muss (lacht).

Die komplette ELOoffice-Kundenreferenzen können Sie hier nachlesen: Journalist & Publizist Herbert Joka

Produkte wie ELOoffice sind optimal, um ins Dokumentenmanagement einzusteigen. Sie helfen Vorgänge zu beschleunigen, den Arbeitsalltag zu vereinfachen und damit langfristig die Produktivität zu erhöhen. Je nach Anforderung lässt sich die Software an die unterschiedliche Branchen-Anforderungen anpassen und z.B. mit anderen Geschäftsanwendungen wie ERP-Systemen verbinden.

Weitere Informationen zu möglichen Optimierungsszenarien sowie wo ELOoffice erhältlich ist, finden Sie unter: http://www.elooffice9.com/


Über die ELO Digital Office GmbH:
ELO Digital Office entwickelt und vertreibt leistungsfähige Software für elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflow-Management und deckt das gesamte Spektrum des Enterprise-Content-Management (ECM) ab. Die ELO®-Produktpalette besteht aus den drei Linien ELOoffice, der DMS-Einstiegslösung, der modularen Client-/Server-
Lösung für den Mittelstand ELOprofessional sowie der plattformunabhängigen, hochskalierbaren und mandantenfähigen High-End-Lösung ELOenterprise mit besonderen Stärken im Rechenzentrums- und Portaleinsatz. Die Systeme sind untereinander voll kompatibel, Datenaustausch und Upgrade sind jederzeit möglich.

 

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