Vorteile der digitalen (Personal) Akte

Die elektronische Personalakte lässt sich schnell und beliebig vervielfältigen. So gesehen können mehrere Entscheider gleichzeitig auf die Unterlagen des Bewerbers zugreifen. Der zeitaufwändige Umlauf fällt weg. Das Auswahlverfahren für und mit einem geeigneten Bewerber verkürzt sich dadurch erheblich. Auf Basis ein und derselben Unterlagen ist sogar eine Diskussion der Verantwortlichen via Telefonkonferenz vorstellbar.

Ein entscheidender Vorteil ist auch die Archivierung der Unterlagen als solches. In der elektronischen Personalakte lassen sich alle Personaldokumente elektronisch archivieren und gemäß den Datenschutzbestimmungen aufbewahren. So ist sichergestellt, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf die Personalakte mit Stammdaten, Gehaltshistorie, Urlaub und Fehlzeiten, Qualifikationen und Karriereplan haben.

Beispielsweise muss, bei einem anstehenden Mitarbeitergespräch, der Personal-  und/oder Abteilungsleiter nicht erst durch langwierige Bestellvorgänge (Anforderung der Akte) durchschlagen. Nicht selten kann er unkompliziert via Datennetz schnell auf die wesentlichen Daten zugreifen.

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