Ablösung für verstaubte Aktenarchive

Elektronische Personalakte

Unterlagen müssen abgeheftet, gesichtet und verteilt werden. Nicht selten ein stundenlanger Aufwand bis alle Verantwortlichen die interessanten Unterlagen zu Gesicht bekommen haben. Kaum zu glauben im digitalen Zeitalter. Da klingt es wie Balsam, wenn Fachleute Abhilfe versprechen. Sie meinen, dass die Arbeit der Personalabteilung effizienter gestaltet werden müsste.

Daher setzen Firmen zunehmend auf die Elektronisierung aller Prozesse – von der digitalen Personalakte über Online-Recruiting bis zu Mitarbeiterportalen. Doch die Hürden für die praktische Umsetzung sind zahlreich.

"Papier ist geduldig."

Das alte Sprichwort bestimmt auch heute noch die Arbeitsweise vieler Personalverantwortlicher. Per E-Mail eingehende Unterlagen werden ausgedruckt, in Reitern oder Ordnern abgeheftet und in den "guten alten" Umlauf gebracht. Nicht nur mit Blick auf den notwendigen Platzbedarf für die ausgedruckten Dokumente, sondern auch hinsichtlich der verschiedenen Zugriffsmöglichkeiten, beinhaltet diese Praxis zahlreiche Nachteile.

Im Gegensatz dazu, bietet die elektronische Personal-Akte eine Vielzahl von Vorteilen:

• Schnelle und beliebige Vervielfältigung
• Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Entscheider
• Zeitersparnis beim Auswahlverfahren
• Elektronische Archivierung
• Umsetzung klarer Datenschutzregelungen
• Schneller Zugriff

Jedoch sind auch gewisse Anforderungen zu erfüllen, damit ein digitales Archiv einem papierhaften in Nichts nach steht.

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