E-Mail-Management und Enterprise 2.0

E-Mail: Ein Thema mit vielen Facetten

Insbesondere eine Verbesserung des Umgangs mit dem Medium E-Mail als eines der größten Informationslieferanten in Unternehmen, findet sich weit oben auf der Agenda vieler Unternehmen. Hierbei sind verschiedene Aspekte zu berücksichtigen:

• Technische Sichtweise: Eine E-Mail besteht aus verschiedenen Bestandteilen (Kopfdaten, Nachricht, Anhänge), die notwendigen Informationen können verteilt vorliegen.

• Organisationssicht: Die Verantwortlichkeit für Inhalte und damit verbundene Aufgaben muss klar definiert werden. Zu oft bleiben E-Mails unbeantwortet liegen oder ein Mitarbeiter findet relevante Informationen nicht, da sie sich nur im Postfach des Kollegen befinden – und damit für ihn unerreichbar sind.

• Anwendersicht: Die Systeme müssen die Benutzer bei Ablage und Nutzung unterstützen, nicht noch zusätzlichen Aufwand verursachen. Für jeden Klick im System muss klar sein, was es dem Anwender für Vorteile bringt, diesen auszuführen. Beispielsweise kann so die Verschlagwortung deutlich verbessert werden, wenn sich der Nutzer bewusst macht, dass er selbst anhand der hinterlegten Informationen suchen will(oder seine Kollegen, die ihn sonst anrufen würden).

• Prozesssicht: E-Mails können Prozesse auslösen, Ergebnis dieser sein oder für die Bearbeitung von Aufgaben genutzt werden. Daher sind Masken und Schulungen an den Einsatzgebieten der Anwender auszurichten und es ist zu prüfen, ob man die Vorgangsbearbeitung durch Regeln und Automatismen unterstützen kann.

• Nachweispflichten: Nicht nur die Aufbewahrung, auch die Sicherstellung eines zeitnahen Zugriffs stellt viele Unternehmen vor erhebliche Probleme.

Per Definition wird der Wissensarbeiter auch weiterhin einen erheblichen Anteil seines Mehrwerts für das Unternehmen aus seiner Kreativität und Flexibilität erzielen. Moderne Software kann ihn aber dabei unterstützen, indem sie Rahmenwerke und eine Wissensplattform zur Verfügung stellt. Er muss Wissen schnell generieren und verteilen können und dabei von Routineaufgaben möglichst entlastet werden.

Systeme für E-Mail-Management können hier erheblich zur Unterstützung beitragen und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtern. Dies zeigte auch die aktuelle Studie „E-Mail-Management“ des Business Applikation Research Center (BARC), in der Systeme in unterschiedlichen Kategorien untersucht und bewertet wurden.

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