E-Mail-Management und Enterprise 2.0

Denkanstoß für Geschäftsleitung und Fachabteilung

Mit vielen Initiativen im Bereich Enterprise 2.0 wird daher versucht, die Arbeitsabläufe zu vereinfachen und den Mitarbeitern einen schnellen Zugriff auf qualitativ hochwertige Informationen zu ermöglichen. Dazu werden insbesondere in Systemen für Dokumentenmanagement und E-Mail-Management Regeln zur Erfassung (Vollständigkeit, Verfügbarkeit), Verschlagwortung (Informationsqualität, flexibler Zugriff), Nutzung (Recherche, Bearbeitung, Weiterleitung) und Sicherung (Archivierung, Rechtemanagement) hinterlegt.



Dabei werden bekannte Funktionen der Software verwendet, aber der Prozessbezug in den Vordergrund gestellt. Es handelt sich hier also nicht um neue Technologien, sondern um eine neue Art der Nutzung der Systeme. Die Schwerpunkte liegen auf Prozessteuerung im Hintergrund, einfachen Bedienoberflächen und schnell nutzbaren Recherche- und Ablagefunktionen. Zudem wird der Umgang mit der Software nicht mehr rein technisch geschult („Dieser Button macht dass.“), sondern vermehrt an den Aufgabenstellungen des jeweiligen Mitarbeiters ausgelegt („Dieser Schritt kann hier so durch die Software unterstützt werden.“).

Gleichzeitig wird versucht, ein Bewusstsein für die Informationen bei den Mitarbeitern zu schaffen. Diese müssen sich ihre Verantwortung für Art, Qualität und Menge der Informationen sowie deren Verbindung zur restlichen Wissensbasis des Unternehmens vor Augen führen. Klar kommunizierte und begründete Richtlinien sind zwingend notwendig, um diese Ziele zu erreichen. Es zeigt sich in jedem Projekt, dass eine rein technisch orientierte Lösung keine komplette Abdeckung der Problemstellung ermöglicht – und zudem aufgrund einer mangelnden Unterstützung durch die schlecht eingebundenen Mitarbeiter zu scheitern droht.

Sowohl die Anwender als auch deren Vorgesetzte sind an einer Verbesserung des Software-Einsatzes und damit einer Erhöhung von Effizienz und Effektivität interessiert. Die einen, um die Arbeitslast der oft zitierten „Informationsflut“ einfacher zu bewerkstelligen, die anderen um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern und bessere Steuerungsmöglichkeiten zu haben. Die Diskussion um Enterprise 2.0 sollte zum Anlass genommen werden, sich über den Umgang mit Informationen Gedanken zu machen.

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