Rechtliche Vorgaben und Datenschutz

E-Mails sind eine wichtige Beweis- oder Indizquelle für Streitfälle bei geschäftlichen Abläufen. Grundsätzlich können rechtlich bedeutsame Erklärungen auch per E-Mail erfolgen. So müssen Dokumente mit "qualifizierter digitaler Signatur", wie Bestellungen, Rechnungen etc., auch aufbewahrt werden.

Bei der zentral gesteuerten, automatischen Archivierung von E-Mails ergeben sich oft rechtliche Probleme, u.a. mit dem Datenschutz oder dem Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter. Dies gilt umso mehr, wenn keine klaren Vereinbarungen zur Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Kontos getroffen sind.

Dies kann umschifft werden, indem jeder Mitarbeiter selbst entscheiden kann, welche E-Mail dauerhaft als unternehmensrelevante Information gespeichert wird und welche Nachrichten nicht dauerhaft verfügbar sein müssen. Dies bringt jedoch ggf. die Problematik mit sich, dass nicht alle wichtigen E-Mails tatsächlich archiviert werden.

Der richtige Weg muss für jedes Unternehmen individuell entwickelt werden und hängt von vielfältigen Faktoren ab, wobei, neben technischen Möglichkeiten und Anforderungen durch Unternehmensprozesse, der rechtliche Bereich in keinem Fall ausgespart werden darf.

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