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E-Mail Management

Ziel des E-Mail Managements ist die effiziente Verwaltung, Archivierung und Klassifizierung aller ein- und ausgehenden E-Mails. Unstrukturierte Nachrichten sollen strukturiert bearbeitet und strukturiert abgelegt werden. 

Da E-Mails in vielen Unternehmen nicht zentral gespeichert werden, sondern jeder Mitarbeiter seine eigene Mailbox hat, steht dort vorhandenes Wissen anderen nicht zur Verfügung. Wichtige Verlaufsdaten von Projekten und Vorgängen können so untergehen.

Vorteile und Einsatzbereiche des E-Mail-Managements

Die automatisierte Integration von Mail-Inhalten in Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Ressource Planning  (ERP) -Systeme können insbesondere in Speziallösungen für Callcenter oder beim E-Mail Marketing zum Einsatz kommen. Dafür werden Schnittstellen zu den Applikationen benötigt.

Beim E-Mail Eingang helfen Virenscanner, Spamfilter und Verschlüsslung. Durch Techniken für die Analyse, Textklassifizierung und Weiterleitung an andere Personen und Applikationen werden die Nachrichten sortiert. So können E-Mails eines bestimmten Kunden in der elektronischen Akte des CRM-Systems vermerkt werden.

Wenn Support- und Kundenanfragen bei einer Sammelmailadresse  (kundenservice@bsp-firma.de) eintreffen, helfen Klassifizierungsalgorithmen die E-Mails, anhand des Inhalts, den richtigen Mitarbeitern zuzuordnen. Eine manuelle Weiterleitung entfällt. Durch Verbindung mit anderen Systemen können in vordefinierten Supportanfragen gleich die passenden Informationen, wie beispielsweise Dokumentationen oder Produktinformationen, eingefügt werden. Somit können Anfragen viel schneller Berbeitet werden.

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