Digitale Akten als Basis elektronischer Prozesse im Personalwesen

Erst Akten-, dann Workflow-Funktionalität

Zu den vielen Anbietern am Markt gehört auch der Softwarehersteller nextevolution AG, der mit seiner Lösung nextPCM Personnel File vor allem häufig bei Unternehmen mit SAP HR als Personalverwaltungssystem anzutreffen ist. Typisch für Unternehmen der kleinen bis gehobenen Mittelstandsklasse ist, dass sie zunächst die Vorzüge der digitalen Ablage ausprobieren und sich anschließend dem Thema Workflow zuwenden. Wie die Franz Wiltmann GmbH & Co. KG, inhabergeführter Mittelstandsbetrieb für Wurstherstellung aus dem westfälischen Peckeloh, die seit Mitte 2009 die Aktenlösung von nextevolution einsetzt, eingebettet in SAP HR. Im Personalbereich gab es bei Wiltmann bis dahin jede Menge Papier und die Personalakten von insgesamt rd. 800 Beschäftigten lagerten in diversen Räumen und Schränken. „Wir wollten aus den bekannten Gründen vom Papier weg: Schnellerer Zugriff, bessere Übersicht und Platzersparnis“, sagt Jürgen Aschentrup, Leiter Geschäftsleitungsbereich Verwaltung bei Wiltmann. Für ihn ist die digitale Personalakte die Basis zur Vereinfachung und Optimierung der Arbeitsabläufe von morgen.

Die Personalsachbearbeiter/innen können bei Wiltmann direkt aus dem gewohnten SAP HR Personalstamm heraus auf Dokumente in der Akte zugreifen, ein Wechsel der Programme ist nicht notwendig. Die reine Funktionalität einer Personalakte hätte Wiltmann auch mit dem bereits vorhandenen SAP NetWeaver Records Management abdecken können. Die Lösung von nextevolution jedoch reichert SAP NetWeaver Records Management um einigen Komfort an, darunter den direkten Absprung aus der Akte in den Personalstamm, das Schaffen einer strukturierten Sicht auf die Vorgänge oder die direkte Integration von Nachrichten aus dem E-Mail-System in die Akte.

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