Digitale Akten als Basis elektronischer Prozesse im Personalwesen

von Frank Zscheile, freier IT-Fachjournalist, München

Weg von der administrativen Personalverwaltung, hin zum strategischen Personalmanagement – so heißt es auch bei immer mehr mittelständischen Unternehmen. Im Zuge dessen entstehen moderne HR-Service-Center, die schnell auf Daten und Dokumente aller Beschäftigten zugreifen können – unabhängig von Art und Ort der Speicherung oder Ablage. Technische Voraussetzung dafür ist die digitale Personalakte, wie sie in vielen Unternehmen bereits im Einsatz ist.

Drei Vierteln aller deutschen Unternehmen mangelt es an Fachkräften – dies hat der Deutsche Industrie- und Handelskammertag im August 2010 in einer Umfrage unter 1.600 Unternehmen herausgefunden und rief zum schnellen Gegensteuern auf. Einen Ansatzpunkt dafür will Thomas Rick, Geschäftsführer des Düsseldorfer IT-Beratungshauses Behrens und Schuleit GmbH, erkannt haben: Insbesondere mittelständische Unternehmer beschäftigten ihre Fachkräfte mit unproduktiven Tätigkeiten wie Informationssuche in Papierunterlagen und provozierten damit den Fachkräftemangel sogar teils selbst. Die Lösung: Inselsysteme und analoge Archivierung abschaffen, um den Aufwand für die Informationssuche zu senken und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten zu schaffen.

Dies gilt vor allem auch in den Personalabteilungen der Unternehmen, wo die Vorteile digitaler Aktenhaltung längst bekannt sind, wie Michael Schiklang, Analyst des BARC-Institutes weiß: „Digitale Akten helfen bei der Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten. Im Rahmen des Zugriffes und der Verteilung von digitalen Akten wird immer auf das im Archiv gespeicherte Original referenziert, wodurch Kopien und die damit verbunden Versionskonflikte vermieden werden. Leistungsfähige Recherchemechanismen, z. B. die Indexsuche, helfen beim schnellen Auffinden der gewünschten Inhalte“, so der Experte.

Was manche Unternehmen bei der Einführung digitaler Akten noch zögern ließe, seien lediglich die scheinbar wenig ausgeprägten Möglichkeiten der datengeschützten Archivierung sensibler Unterlagen, wie Manfred Forst, Geschäftsführer des Integrationshauses DMSFactory GmbH beobachtet. Für eine hohe Akzeptanz brauchen Personalaktenlösungen deshalb wirkungsvollen Zugriffsschutz und Datenverschlüsselung für ausgewählte Personalarchivbereiche, ist man bei der DMSFactory überzeugt und hat die eigene Lösung folglich mit entsprechenden Funktionen ausgestattet.

Ist die Entscheidung einmal gefallen, bietet der Umstieg von analoger auf digitale Personalakte stets auch eine hervorragende Gelegenheit, seine Unterlagen zu bereinigen, Überflüssiges wegzuschmeißen und nur das zu digitalisieren, was wirklich aufhebenswert bzw. -pflichtig ist. Die digitale Akte besteht schließlich aus einheitlich strukturierten Personaldokumenten in durchgängiger Qualität. „Bei den meisten Akten wird der Aufbau im Vorfeld definiert, wodurch eine einheitliche Ablagestruktur geschaffen wird“, so BARC-Analyst Schiklang, „so kann bei der Personalakte genau definiert werden, in welche Unterstrukturen die entsprechenden Dokumente eingeordnet werden müssen."

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