Digitale Zusammenarbeit im Unternehmen

Special: Collaboration

„Collaboration“ ist die Überschrift über vieles, was mit modernem Informationsmanagement im Unternehmen erreicht werden soll: Kommunikation, Kooperation, Zusammenarbeit,Informationsverteilung und mehr. Collaboration ist damit die Fortführung von dem, was man mit „Groupware“ bezeichnen würde und damit eine wesentliche Komponente von EnterpriseContent Management.

Als Managementinstrument und IT-Projekt bezeichnet der Begriff Collaboration eine optimierte Zusammenarbeit, die Weiterentwicklung von Ideen und einen Wissensaustausch. Collaboration findet überall im Geschäftsleben statt: In einzelnen Abteilungen, im Gesamtbetrieb und zwischen verschiedenen Unternehmen. Bei der Implementierung der einzelnen Tools ist, prozessbezogen betrachtet, Pragmatismus pur gefragt und fortgeschrittenes Wissen über die konkreten Arbeitsweisen der Mitarbeiter zwingend notwendig. 

Vom E-Mail-Verkehr über mobilen Datenaustausch und Videokonferenzen bis zum simultanen Zugriff verschiedener Mitarbeiter und Unternehmenseinheiten auf ein einziges Dokument – alle diese beispielhaft aufgeführten Aspekte der Collaboration zeigen, dass es sich um eine Prozessoptimierung wie auch um vereinfachte Formen der Kommunikation handelt. Das Ziel ist eindeutig: Eine verstärkte und vereinfachte Zusammenarbeit, die dabei hilft Erträge zu steigern sowie Kosten und wertvolle Arbeitszeit zu minimieren.

Zwei Arten von Collaboration

Pauschal lässt sich Collaboration in zwei Bereiche unterteilen: Zum einen in die synchrone Collaboration und zum anderen in die asychrone Collaboration. Für den synchronen Bereich ist der „Live-Charakter“ bezeichnend: Hierzu gehören zum Beispiel Telefon- und Videokonferenzen ebenso wie Shared Applications. Das viele moderne Anwendungen mittlerweile unter dem Begriff „Collaboration 2.0“ zusammengefasst werden, entspricht nur vordergründig dem Zeitgeist mit seinem übertriebenen Hang zur Etikettierung. Zwar sind die meisten Tools „nur“ Modifizierungen und Erweiterungen längst bekannter Anwendungen – bedeuten für Unternehmen aber Umbrüche organisatorischer und kultureller Art, deren Konsequenzen weit über reine Technologiefragen hinausreichen.

Die zeitlich versetzte Zusammenarbeit wird demzufolge als asynchrone Collaboration bezeichnet. Das bekannsteste und etablierteste moderne Instrument ist natürlich die E-Mail – aber auch der Zugriff von internen und externen Unternehmensbereichen auf Dokumente, die auf einen Server gelagert wurden, ist der asynchronen Collaboration zuzuordnen.

Innovation?

Wie für viele Schlagworte und Labels in der IT-Welt gilt auch für die Collaboration (und noch mehr für Collaboration 2.0), dass sie weder an sich „neu“ ist noch eine einzige Innovation, die Unternehmen als fertiges Produkt unbedacht einführen können. Die verschiedenen Methoden sollten Bestandteile eines möglichst effizienten Enterprise-Content-Managements (ECM) sein – und sind für viele Arbeitnehmer schon längst Routine im Arbeitsleben. Was aber nicht bedeutet, dass Unternehmen die verschiedenen Instrumente per se sinnvoll einsetzen. Denn der Begriff Collaboration steht nur dann für eine verbesserte Zusammenarbeit, wenn das Management die Optimierungspotenziale der Unternehmensprozesse exakt einzuschätzen weiß und sicherstellen kann, das die Instrumente von den Mitarbeitern auch entsprechend den Vorgaben genutzt werden.

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