Berke GmbH bei VRW Eisen- und Metallhandelsgesellschaft mbH

Reaktion heute auf Knopfdruck

Workflow bei VRW mit DMS-System d.3 automatisiert

Das stetige Wachstum führte bei der VRW Eisen- und Metallhandelsgesellschaft mbH in Schwäbisch Gmünd dazu, dass auch die Zahl der Dokumente drastisch anstieg. Um den Kunden dennoch optimalen Service zu bieten, setzt der schwäbische Vollsortimenter für Stähle und Metalle auf das Dokumenten-Management-System (DMS) d.3 der d.velop AG - dessen Einführung zudem eine Verbesserung der Arbeitsabläufe brachte: Reaktionszeiten von mindestens einem Tag gehören der Vergangenheit an, der Arbeitsaufwand zur Archivierung ist weggefallen, alle Belege werden revisionssicher langzeitarchiviert. Die Archivmitarbeiter sind heute für kundenorientierte Tätigkeiten eingesetzt - ganz abgesehen von der künftigen Einsparung an Ablageräumen, -schränken oder -ordnern.

Vollsortimenter für Stähle und Metalle

Die 2002 gegründete VRW Eisen- und Metallhandelsgesellschaft mbH bietet ihren rund 4.000 überwiegend süddeutschen Kunden aus den Bereichen Automobilindustrie, Apparate- oder Maschinenbau und der metallverarbeitenden Industrie eine breite Produkt- und Dienstleistungspalette: Das Unternehmen, einer der führenden Vollsortimenter für Stähle und Metalle im süddeutschen Raum, ist aufgrund der hohen Produktbreite (6.000 verschiedene Artikel ab Lager wie Qualitäts-, Werkzeug-, Blank- und Edel- sowie Schwarzstahl und NE-Metalle) und seiner Kontakte zu Werkslagern und Werken in ganz Europa (rund 500 Lieferanten) in der Lage, nahezu alle Artikel innerhalb kürzester Zeit mit dem eigenen Fuhrpark auszuliefern. Eine Stärke des zur Scholz-Gruppe gehörenden Unternehmens aus Schwäbisch Gmünd ist der maßgenaue Zuschnitt tonnenschwerer Metallblöcke und Stangen in fast jeder gewünschten Form und Abmessung mit geringsten Toleranzen auf Großbandsägen. Zum umfangreichen Dienstleistungsangebot zählen seit kurzem auch Strahlen und Konservieren in Eigenfertigung.

Mit dem Unternehmenswachstum stieg die Anzahl der Dokumente

Für das dienstleistungsorientierte Unternehmen ist es wichtig, jederzeit schnell und flexibel am Markt agieren zu können. Deshalb wird bereits seit Betriebsgründung die ERP-Standardlösung Infor ERP COM eingesetzt, die die Organisation der Arbeitsabläufe in der Verwaltung und die Steuerung der Kommissionierung unterstützt. Dennoch fielen aufbewahrungspflichtige Papierdokumente (Kommissionierungsbelege, Richtscheine, Lieferscheine, Rechnungen usw.) in großen Mengen an - jährlich immerhin rund 300.000 Dokumente sowie 150.000 sog. Rückläufer. Bis zur Einführung von d.3 wurden viele Geschäftsprozesse manuell abgewickelt, sämtliche Dokumente wurden traditionell aufbewahrt. Vier Mitarbeiter waren mit der Ablage beschäftigt, Kommissionierungsbelege wurden ´zu Fuß` ins Lager transportiert und die kommissionierten Belege ebenso wieder abgeholt. Oft waren Auftragsunterlagen aber gerade dann nicht greif- bzw. auffindbar, wenn sie dringend gebraucht wurden - beispielsweise, wenn ein Kunde am Telefon Auskunft über den aktuellen Auftragsstand haben wollte oder vorab wissen wollte, welche Charge geliefert wird. Christoph Steeb, EDV-Leiter der VRW GmbH: “Diese Arbeitsweise schränkte uns in unserem Arbeitsablauf ein und gab uns nicht den erforderlichen Überblick. Durch die ständige Suche nach Informationen verloren wir viel Zeit, waren zu wenig flexibel am Telefon und konnten oft erst verspätet Auskunft geben.“

Entscheidung für DMS-Integration in ERP-System

Ende 2008 informierte sich Christoph Steeb während einer Kundenveranstaltung über die Konzeption und Einführung von DMS-Lösungen. Dort stellte Martin Berke von der Münchener Berke GmbH das Dokumenten-Management-System (DMS) d.3 der d.velop AG und dessen Kopplung mit dem ERP/PPS-System Infor ERP COM vor - “was für uns die wesentliche Entscheidungsgrundlage darstellte“, so Christoph Steeb. “Schon das erste Gespräch mit der Berke GmbH, praxisorientierte Referenzaussagen von d.3-Anwendern und schließlich die Präsentation einer Kundenapplikation vor Ort überzeugten uns von der Qualität sowohl von d.3 als auch den umfassenden Praxiserfahrungen des DMS-Spezialisten Berke.“ Nach einer eingehenden Marktuntersuchung, bei der Programme weiterer Anbieter analysiert wurden und einer Probeinstallation über mehrere Wochen, entschied sich VRW im November 2008 für die Einführung von d.3 an 39 Arbeitsplätzen (15 Lizenzen).

Praxisgerechte Implementierung

Innerhalb weniger Wochen war d.3 ohne großen Aufwand in die vorhandene IT-Infrastruktur integriert. Parallel dazu erfolgte die Schulung der Mitarbeiter auf einem Testsystem. In enger Zusammenarbeit mit der Berke GmbH wurden die an d.3 gestellten Anforderungen schrittweise umgesetzt, wobei eigene Prozessideen von Martin Berke, wie z.B. Maskenanpassungen, Verzweigungen aus dem ERP/PPS-System oder Barcodedruck, das Gesamtpaket praxisorientiert abrundeten. So wurde auch die Arbeitsmappenstruktur in d.3 an die gewohnte Ablagestruktur angelehnt, so dass die Mitarbeiter ihre Dokumente weiterhin im ERP-System bearbeiten können. Bei den Anpassungen war jedoch wichtig, keine Elemente zu beeinflussen, die zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften notwendig sind.

Prozessoptimierung in der Auftragsverwaltung

Den Anfang machte die Auftragsabwicklung und -verwaltung: Dort werden sämtliche Angebote sowie Anfragen von Kunden oder Lieferanten zunächst im ERP-System Infor ERP COM erfasst. Parallel dazu generiert d.3 eine Auftragsmappe, in der sämtliche mit dem Auftrag zusammenhängende Dokumente automatisch abgelegt und verwaltet werden - ebenso eingehende Fax- oder E-Mail-Anfragen und Bestellungen. Die über das ERP-System vom Verkäufer erstellten Kommissionierscheine werden ebenso wie die Lieferscheine für Abholaufträge ´papierlos` gedruckt, d.h. sie laufen nicht direkt in der Werkshalle auf, sondern werden an einer zentralen Stelle in d.3 auf Vollständigkeit und Duplizität geprüft. Das hat den großen Vorteil, dass Kommissions- oder Richtscheine, etwa durch Flüchtigkeitsfehler nicht doppelt erstellt werden und so für das Unternehmen ein hoher finanzieller Schaden vermieden werden kann. Gleichzeitig erfolgt bei der Erstellung der Kommissionierbelege automatisch eine vorläufige Tourenplanung, mit der der Versand den Fuhrpark mit den ´richtigen` Fahrzeugen vordisponieren kann - eine große Hilfe für die tagesaktuelle Fuhrparkdisposition. Nach der Prüfung werden die Belege automatisch an den richten Drucker (Kommissionierungs-, Richt- oder Abholaufträge) in der Lagerhalle übermittelt. Sobald die Ware zur Auslieferung bereit ist, werden die kommissionierten Richtscheine in der zentralen Dokumentationsstelle in einem Batchlauf automatisch gescannt und die Werte dem ERP-System übergeben.

Für den Versand wiederum eine Prüfmöglichkeit auf Vollständigkeit der jeweiligen Aufträge: Sind Positionen nicht verfügbar, erhält der Vertriebsmitarbeiter eine E-Mail aus d.3 und kann dem Kunden einen Ersatz anbieten. Bei den erstellten Lieferscheinen werden automatisch die zu den jeweiligen Chargen gehörenden Prüfzeugnisse beigefügt, die bei Bedarf ausgedruckt oder direkt aus d.3 an den Kunden versendet werden können.

Digitalisierung aller papierhaften Abläufe

In den nächsten Ausbaustufen von d.3 wird die Digitalisierung weiterer papierhafter Abläufe folgen, z.B. werden die täglich eingehenden Rechnungen durch leistungsstarke fehlertolerante Scanverfahren praktisch ohne Aufarbeitung unabhängig vom Papierformat erkannt und erfasst - durch diesen Scan wird der Beleg als elektronisches Dokument im DMS angelegt und der Workflow startet. Auch der Rechnungsversand wird auf dieselbe Art aus Infor ERP COM in d.3 übergeben und von dort über Mail verschickt. “Unser Ziel ist die Auflösung der gesamten Ablage in Papierform, einfacher ausgedrückt: ein fast papierloses Büro. Mit der Umsetzung dieser Schritte wird d.3 zur zentralen Informationsplattform innerhalb unseres Unternehmens“, resümiert Christoph Steeb.

Reaktion früher erst nach einem Tag, heute schon in Sekunden möglich

“Mit d.3 haben wir unsere Dokumente heute aktuell im Griff. Wenn wir einen Anruf erhalten und dafür Informationen brauchen, können wir über das DMS jederzeit auf diese Daten und alle Belege zugreifen und kompetent Auskunft geben: Alle Mitarbeiter können sich ständig über den aktuellen Stand der Aufträge in den Auftragsakten in d.3 informieren und - gleich am Telefon - auf jede Kundenanfrage reagieren. Dies wird auch von den Kunden honoriert.“ d.3 ermöglicht eine wesentlich flexiblere Arbeitsweise hinsichtlich der zu verwaltenden Daten. Die Softwarelösungen der beiden Anbieter sind eng aufeinander abgestimmt und arbeiten ´Hand in Hand`. Der Anwender bemerkt vielfach gar nicht, welches der beiden Programme gerade für ihn arbeitet. Heute gibt es keine Engpässe mehr wegen verspätetem Belegversand, Liefertermine oder andere wichtige Informationen können nicht mehr vergessen werden. Das Unternehmen profitiert von solchen effizienten und transparenten Geschäftsprozessen - ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für VRW. Auch die konkreten Ergebnisse des bisherigen Einsatzes von d.3 sind beeindruckend: “Durch Wegfall der manuellen Archivierung konnten die vier Archivmitarbeiter nun mit gewinnbringenderen Aufgaben betraut werden - ganz abgesehen von der künftigen Einsparung an Ablageräumen, -schränken oder -ordnern“, bilanziert Christoph Steeb abschließend.

VRW Eisen- und Metallhandelsgesellschaft mbH

2002 wurde die VRW Eisen- und Metallhandelsgesellschaft mbH in Schwäbisch Gmünd gegründet, die bis heute ein kontinuierlich hohes Wachstum verzeichnen kann. 2005 wurde im Schwäbisch Gmünder Gewerbegebiet Güglingen ein Neubau bezogen, um den ständig wachsenden Anforderungen der Kunden im Hinblick auf die Produkt- und Dienstleistungspalette gerecht zu werden. Innerhalb kürzester Zeit kann VRW heute mehr als 6.000 Artikel aus den Bereichen Stahl und NE-Metalle für das metallverarbeitende Gewerbe und Industriekunden zur Verfügung stellen - über die Unternehmensbeteiligung der Scholz Gruppe ist es VRW möglich, auf nahezu unbegrenzte externe Lager unmittelbar zuzugreifen. Eine Stärke des Vollsortimenters für Stähle und NE-Metalle ist der maßgenaue Zuschnitt tonnenschwerer Metallblöcke und Stangen mit geringsten Toleranzen auf Großbandsägen, die innerhalb kürzester Zeit mit dem eigenen Fuhrpark just-in-time ausgeliefert werden. VRW hat im Bereich Blockbandsägen eine führende Stellung in der Region und damit auch einen weiteren Schritt in Richtung Vorfertigung getan. 51 Mitarbeiter mit hoher Fachkompetenz werden beschäftigt, darunter 20 Auszubildende.

d.3 - Lösung für das Dokumenten-Management

Das Dokumenten-Management-System d.3 der d.velop AG aus Gescher ist eine ganzheitliche, systemunabhängige Lösung für digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management, Enterprise Content- und Knowledge-Management und schafft eine einheitliche Plattform für ein anwendungsübergreifendes Informations-Management im Unternehmen. Dem Anwender wird so ein schneller Zugriff auf alle erforderlichen Unterlagen über Kunden, Produkte, Geschäftsvorfälle und Projekte sowie Dokumente wie kaufmännische Belege, technische Zeichnungen, Texte, Grafiken, Tabellen und Bilder ermöglicht. Mit mehr als 2.000 Kunden ist die d.velop AG einer der führenden DMS-Anbieter in Deutschland.

Berke GmbH

Die Berke GmbH, München, verfügt über mehr als zehn Jahre Einführungs-, Implementierungs- und Individualanpassungs-Know-how in den Bereichen ERP (Enterprise Ressource Planning) und DMS (Dokumenten-Management-System). In dieser Zeit konnten mehr als 150 Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Als Spezialisten für Geschäftsprozesse in diskreten Fertigungsunternehmen integrieren die Mitarbeiter der Berke GmbH vorhandene IT-Insellösungen in unternehmensweite Dokumenten-Management-Systeme. Die Lösungen reichen von reinen Archiv-Anwendungen mit 3-5 Arbeitsplätzen bis hin zu komplexen Workflow-Installationen im Umfeld mit mehreren hundert Usern. Das Unternehmen ist tätig in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Internet: www.berke.de

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