Berke GmbH bei Dipl. Ing. K. Dietzel GmbH

Workflow bei Dietzel Hydraulik mit DMS-System d.3 automatisiert

Vorgänge verknüpfen, Produktivität steigern, Kosten sparen

Durch den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems d.3 mit integriertem Workflow stieg bei der Dipl. Ing. K. Dietzel GmbH die Kosteneffizienz merklich. Die Steigerung wurde dabei in erster Linie durch Prozessoptimierung bei den Transaktionen mit Lieferanten und Kunden erreicht, bereits nach einer Laufzeit von nur einem Jahr konnten sowohl die Durchlaufzeiten der Belege als auch der Arbeitsaufwand beim Rechnungsein- und -ausgang um über 30% gesenkt werden. Positiver Nebeneffekt: "Seit Einführung von d.3 wird in den Büros weniger Ablagezeit benötigt, die nun für nutzbringendere Aktivitäten verwendet werden kann. Auch die Vorstellung über den Platzgewinn durch abgebaute Archivregale ist bemerkenswert", berichtet Annemone Dietzel-Wößner, Leiterin EDV/IT Department der Dietzel Hydraulik aus dem thüringischen Beerwalde.

Papierloses Büro - eine Vision?

Zunächst standen bei der thüringischen Dipl. Ing. K. Dietzel GmbH die Reduzierung des Papieraufkommens oder gar das papierlose Büro nicht im Mittelpunkt der Überlegungen, zeitgleich mit der Einführung eines neuen ERP/PPS-Programmes auch das Dokumentenmanagement auf ein elektronisches System zu übernehmen. Aufgrund des gestiegenen Auftragseinganges hatte die Suche nach einer automatischen Speicherung und Archivierung der Dokumente Priorität, was den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systemes (DMS) notwendig machte. Darüber hinaus war das schnelle Wiederauffinden der Belege durch die Mitarbeiter der über die Bundesrepublik, Österreich und China verteilten Standorte eines der wesentlichen Ziele. Obwohl im früheren PPS-System bereits gemeinsame Ablagestrukturen eingerichtet waren, wurden Dokumente redundant gespeichert und vor allem deren Inhalte an den unterschiedlichen Speicherorten verändert - jeder Mitarbeiter in der Konstruktion, im Vertrieb oder im Finanzwesen war zugleich sein eigener Archivar. Es gab keine durchgängige Versionierung der Konstruktionsunterlagen - so konnte nicht sichergestellt werden, dass wirklich nur in der aktuellsten Fassung gearbeitet wurde. Der dritte wichtige Punkt war die Frage nach einer Prozessoptimierung des betrieblichen Workflows. Annemone Dietzel-Wößner, Leiterin EDV/IT Department der Dietzel Hydraulik, erläutert: "Wir haben eine große Produktionstiefe, unsere Erzeugnisse werden zum überwiegenden Teil in Eigenfertigung hergestellt. Zur Dokumentationskette gehören selbstverständlich auch Zeichnungen, die als Anlage zu Produktionsaufträgen, Lieferscheinen oder Garantieleistungen herangezogen werden. Jede Abteilung sollte Zugriff auf dieselben Informationen, sprich die aktuellsten Dokumente, erhalten." Durch die Einrichtung regelbasierter Workflows und deren Anbindung an das ERP/PPS-System Infor ERP COM 7.1 versprach sich die Unternehmensleitung eine Optimierung der Geschäftsprozesse, verbesserte Transparenz und eine Steigerung der Effizienz.

Praxiserprobte Schnittstelle zum ERP/PPS-System war Voraussetzung

Für das neue DMS suchte Dietzel Hydraulik eine Software, die nicht nur einfach zu bedienen und kostengünstig zu betreiben ist, sondern vor allem auch über eine bereits praxiserprobte Schnittstelle mit dem Infor ERP COM kommunizieren konnte. Nach einer eingehenden Marktuntersuchung, bei der die Programme mehrerer Anbieter analysiert wurden, fiel die Wahl auf d.3 der d.velop AG. Die IT-Leiterin weiter: "Die praxiserprobte Schnittstelle hat die Entscheidung für d.3 maßgeblich beeinflusst, da wir damit auf bestehende Aktenpläne im ERP/PPS-System zurückgreifen können." Auf Empfehlung von Infor wurde die technische und organisatorische Einführung - 120 User und 25 Lizenzen - komplett in die Hände der Münchener Berke GmbH, einem anerkannten Spezialisten für die Konzeption und Einführung von DMS-Lösungen und deren Kopplung mit dem ERP/PPS-System Infor ERP COM, gelegt.

"Kurz und unspektakulär"

Der Weg zwischen Entscheidung und Produktivbetrieb zur Archivierung von Standardbelegen war nach Aussage von Annemone Dietzel-Wößner kurz und unspektakulär. Wobei unspektakulär im positiven Sinne zum Ausdruck bringen soll, wie wenig zeitliche Ressourcen benötigt wurden und dass es keine Probleme zu bewältigen gab, obwohl wir zwei Projekte parallel zu stemmen hatten. Es war das Besondere an diesem DMS-Projekt, dass es reibungslos neben der ERP/PPS-Migration ablief." Die Zeichnungsarchivierung ist mittlerweile vollständig automatisiert: Aus der Konstruktion werden die Daten an d.3 übergeben. Es besteht die Möglichkeit, im CAD-Programm Zeichnungen zu sperren - diese Sperrung wird anschließend auch im d.3 nachgezogen, so dass man sofort über den aktuellen Status informiert ist. Der einzige Zugang für die Produktion ist d.3.

Der erste Schritt: Prozessoptimierung bei Eingangsrechnungen

Heute werden die Eingangsrechnungen zuerst gescannt - durch leistungsstarke fehlertolerante Scanverfahren werden die eingehenden mit Barcode versehenen Schriftstücke praktisch ohne Aufarbeitung unabhängig vom Papierformat erkannt und erfasst. Durch diesen Scan wird der Beleg als elektronisches Dokument im DMS angelegt und der Workflow startet. Mit der Validierung der Eingaben gegen die Daten aus dem ERP/PPS-System werden früher mögliche Fehlerquellen eliminiert. Der zuständige Sachbearbeiter in der Rechnungskontrolle bekommt die digitale Rechnung auf seinem Bildschirm angezeigt und kann nach Abgleich mit den Bestell- und Wareneingangsdaten entscheiden, ob diese gleich gebucht oder den Fachabteilungen zur Prüfung vorgelegt wird. So lassen sich Eingangsrechnungen in Sekundenschnelle bearbeiten, Skontofristen werden gewahrt, Verzugszinsen vermieden.

d.3 in allen Standorten eingesetzt

Die Integration in die Finanzbuchhaltung war schnell realisiert, da auf bestehenden Standards aufgesetzt werden konnte. Das galt ebenso für die Anbindung des neuen ERP/PPS-Systems. Im Zuge dessen wurde das Dokumenten-Management-System d.3 über alle Standorte ausgerollt und unternehmensweit in allen Fachbereichen zum Einsatz gebracht. Alle eingehenden Rechnungen werden nun dezentral durch den Anwender gesannt und durch einen standortübergreifenden Rechnungseingangsworkflow verarbeitet. Dabei werden die Eingangsrechnungen den dazugehörigen kaufmännischen Vorgängen automatisch über Barcodes, die auf den Dokumenten angebracht werden, zugeordnet. Das sorgt für eine reibungslose Erfassung der Belege und erfordert kaum Eingriffe durch den Mitarbeiter am Scanner. Alle Rechnungen werden zum Abschluss automatisch in der Rechnungskontrolle gebucht. Für das Unternehmen verkürzt sich die Durchlaufzeit der Rechnungen von Eingang bis Buchung deutlich, da Transport- und Liegezeiten entfallen. Auch die Dokumente aus der Warenwirtschaft des ERP/PPS-Systems werden automatisch im d.3-System abgelegt. Der direkte Zugriff aus der ERP-Umgebung auf archivierte Dokumente ist nun einfach und schnell möglich. "Unsere Mitarbeiter sind heute in der Lage, mit weitestgehend vollständigen digitalen Akten zu arbeiten. Medienbrüche können so vermieden werden. Nicht nur der Sachbearbeiter kann komplette digitale Kundenakten oder einzelne Dokumente zur Anzeige bringen", so die IT-Leiterin. "Das spart Zeit im Tagesgeschäft und lässt den Mitarbeitern bis hin zur Geschäftsführung mehr Freiraum für das Wesentliche."

Mit d.3: Effizienter Workflow

Alle Abteilungen profitieren inzwischen von d.3, wobei dessen Einsatz in jeder Abteilung ein wenig anders gelagert ist. Der Sales-Bereich archiviert mit der Software automatisch aus Infor heraus einen Großteil der Angebote. Kundenanfragen und Ausschreibungen werden manuell eingescannt und direkt digital gespeichert. Im Order Processing werden Kundenaufträge damit regelbasiert gesteuert und zudem Ausgangsrechnungen, Lieferscheine und andere ERP-Dokumente automatisch archiviert. Die Buchhaltung nutzt d.3 für das Batchscanning, die regelbasierte Steuerung von Eingangsrechnungen, die automatische Archivierung von Gutschriften. Auch in der Qualitätssicherung wurden Abläufe vereinfacht und damit Kosten reduziert: Fast alle Kunden benötigen für die Produkte Werkszeugnisse. Früher wurden diese fotokopiert und auf Kundenwunsch der Lieferung beigelegt. Ein umständliches und arbeitsintensives Procedere. Inzwischen wurde dieser Ablauf automatisiert: Werkszeugnisse werden eingescannt, der Artikelnummer zugeordnet und in elektronischer Form zugestellt. "Auch wenn der einzelne Vorgang nur wenige Minuten dauert, summiert sich dies bei vielen tausend Belegen pro Jahr", betont die IT-Leiterin.

Ein Großteil der Informationen zu einem Prozess, einem Artikel, einem Kunden oder Lieferanten befindet sich heute einheitlich an einem Ort, unabhängig von ihrem Ursprung. Und anders als bei Aktenordern kann der Kreis der Berechtigten - wenn nötig zeitgleich - auf dasselbe Dokument zugreifen, ohne z.B. die Finanzbuchhaltung mit der Recherche zu beauftragen und unabhängig von irgendwelchen Ablageregeln. Hinzu kommt der Platzgewinn: Allein in der Verkaufsabteilung füllten früher 25 laufende Meter große Aktenschränke mit Papierbelegen einen großen Teil der Büroräume. Was in unzähligen Ordnern verstaut war, liegt nun transparent und sofort verfügbar auf dem Server: 310.000 Dokumente waren es allein im Jahr 2008.

Eingespart: 65% Ablagezeit, 80% Ablageplatz, 30% Durchlaufzeit

Gute Ware verkauft sich heute nicht mehr wie von selbst. Einerseits gilt es, ohne Qualitätsverlust kostengünstig zu produzieren, andererseits müssen in den Kunden-Lieferantenbeziehungen immer schärfer werdende Spielregeln eingehalten werden. Bei der Suche nach einzelnen Eingangsrechnungen z.B. muss nur noch die Lieferantennummer eingegeben werden und schon befindet sich das gewünschte Schriftstück auf dem Bildschirm. Viel Zeit spart auch der automatisierte Druck und Online-Versand der Lieferpapiere an die in der Nähe im Löbichauer Industriegebiet Beerwalde angesiedelten Paketdienstleister, so dass auch noch bis 20.00 Uhr ausgeliefert und über Nacht zugestellt werden kann.

Die konkreten Ergebnisse des bisherigen Einsatzes von d.3 sind beeindruckend: "65% weniger Ablagezeit, 80% weniger Ablageplatz und ein um über 30% schnellerer Durchlauf der Belege verbessern Produktivität und Effizienz unserer Mitarbeiter erheblich, wobei wir berücksichtigen müssen, dass wir noch immer an den Abläufen feilen und dadurch versuchen, das Ziel des völlig papierlosen Ablaufs zu verwirklichen. In letzter Konsequenz profitieren davon auch unsere Kunden", lautet das abschließende Fazit von Annemone Dietzel-Wößner.

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