Lasten- und Pflichtenheft

Wer heute einen Auftrag bekommt, hat bestimmte vordefinierte Aufgaben zu leisten und bekommt dafür im Gegenzug eine Bezahlung. Besonders wenn es sich um eine umfassende Zusammenarbeit in einem längerfristigen Projekt im IT Bereich handelt, sollten ein Lasten- und ein Pflichtenheft angelegt werden. So wissen beide Vertragspartner, was genau von ihnen erwartet wird und sind auch rechtlich abgesichert, zum Beispiel bei Regressionsansprüchen.

Zur professionellen Durchführung eines ECM-Projekts, und eigentlich jedes IT-Projekts, zählt die professionelle und detaillierte Definition der eigentlichen Anforderungen und - im zweiten Schritt - die Festlegung der Art und Weise der technischen Umsetzung.

Daher ist es unerlässlich vor Vertragsbeginn ausreichend Zeit für Diskussionen und gegenseitige Darstellung (intern wie extern) zur Abstimmung des genauen Projektinhalts und -ablaufs einzuplanen. Im Normalfall kommen die zukünftigen Vertragspartner dabei in einem oder mehreren Treffen zusammen.

Wichtig ist es jetzt vor allem für den Auftraggeber genau zu definieren, was für ein Produkt benötigt wird (Lastenheft). Dabei sollte auf möglichst viele Aspekte Rücksicht genommen werden, zum Beispiel Funktionalität, Systemanforderungen, Design, Eingliederung in andere Programme, mögliche zukünftige Erweiterungen etc. Es muss klar definiert sein, wie das Endprodukt aussehen soll und was ein Nutzer damit ausführen kann bzw. können soll. Nur so weiß der Dienstleister, wie und womit er die Fragestellung bearbeiten kann.

Gemäß diesen Vorgaben wird nun ein Vorgehenskonzept (Pflichtenheft) erstellt, wie die Bearbeitung erfolgen soll. Dabei sollten alle Ressourcen, die für den jeweiligen Schritt benötigt werden berücksichtigt werden. Zum Beispiel der Personalaufwand. Es muss schon im Vorfeld angeschätzt werden, wie viele Mitarbeiter einzuplanen sind. Das hat zwei wesentliche Vorteile. Zum einen kann der Auftragnehmer ihr Personal besser und effizienter aufteilen, wenn schon im Voraus klar ist, wer wo eingesetzt wird. Zum anderen hilft es, die Kosten sinnvoll zu kalkulieren und vor negativen Überraschungen geveit zu sein. Gerade im Bereich IT setzen sich Auftragskosten zu großen Teilen aus den Tagessätzen der Spezialisten zusammen. Weiß man schon vorher, wer wie lange für den Auftrag abgezogen wird, können die Kosten sicher aufgestellt werden. Wird dieser Schritt versäumt, kommt es entweder zu unschönen Nachverhandlungen mit dem Vertragspartner, wenn doch mehr Personal benötigt wird, oder aber der Auftragnehmer stockt das Personalkontingent auf eigene Rechnung auf. Beide Situationen sind nicht optimal und vermeidbar.

Ebenso wichtig ist es, die voraussichtlich benötigte Zeit anzugeben und fixe Termine zu vereinbaren. Besser ist es hier großzügig zu rechnen. Lieber eher fertig sein und einmal mehr testen, als den Abgabetermin versäumen oder das Projekt in Hast und Stress zu Ende bringen. Der Auftraggeber nimmt seinerseits diese Aufstellung ab und kann gegebenenfalls noch Änderungswünsche vorbringen. Geben beide Seiten ihr OK, kann die Arbeit beginnen. Um den Erfolg zu erreichen, ist ein professionelles Projekt- und Risikomanagement sicherzustellen.

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