Nutzung des Metadatenmodells zur Vorgangssteuerung

Auf der Grundlage des im Metadatenmodell definierten Statuskonzepts einer Dokumentart kann festgelegt werden, welche Personengruppen in welchem Status welche Rechte (beispielsweise Lesen, Bearbeiten, Freigeben etc.) an einem Dokument haben. Nutzer mit gleichartigen Aufgaben werden dazu in Rollenkonzepten zusammengefasst. Was zunächst als reines Rechtemodell für die Zugriffssteuerung bei der Informationsrecherche entwickelt wurde, kann auch zur Dokumentenverteilung eingesetzt werden.

Hierzu werden Postkorbsysteme eingesetzt. In Analogie zur klassischen papierbasierten Hauspost bieten ECM-Systeme dabei virtuelle Personen- und Gruppenpostkörbe. Mit Postkorbsystemen wird der Schritt von der reinen Verteilung zur Bearbeitung vollzogen, da den Dokumenten Aufgaben und entsprechende Bearbeitungsfristen zugeordnet sind.

Die Aufgaben werden entweder automatisch bei der Erfassung oder Statusveränderung generiert (bspw. wenn hinterlegt ist, dass Dokumente eines bestimmten Typs immer durch eine festgelegte Abteilung zu prüfen sind), können aber auch manuell erstellt werden. Viele Systeme bieten hierzu die Möglichkeit, Dokumente für sich selbst oder Kollegen auf Wiedervorlage zu setzen oder Aufgaben zu delegieren. Neben dem Fälligkeitsdatum kann hier auch ein knapper Aufgabentext hinterlegt werden.

Workflow-Steuerung

Zur Abbildung von Prozessen stehen je nach Strukturierungsgrad zwei unterschiedliche Werkzeuge zur Verfügung. In beiden Fällen werden Prozesse als Aufgabenketten definiert und die einzelnen Teilschritte bei der Ausführung den verschiedenen Mitarbeitern (Rollen) zugeordnet.

Klar definierte Prozessketten werden in so genannten Production Workflows festgehalten. In zumeist grafischen Editoren können hierbei Aufgaben, Entscheidungen und Verzweigungen modelliert und eine Zuordnung zu verschiedenen Rollen vorgenommen werden. Manche Aufgaben kann hierbei das System automatisch ausführen (bspw. die Überprüfung von Daten durch den Abgleich mit einem Drittsystem), manche Aufgaben erfordern eine Benutzereingabe. Die Prozessteuerung selbst erfolgt ebenfalls auf Grundlage von Regeln. So kann bspw. bei der Rechnungsprüfung definiert werden, dass ab einem Betrag von 10.000 € ein zusätzlicher Freigabeschritt durch den Abteilungsleiter erforderlich ist.

Für nur schwach strukturierte Prozesse mit einer hohen Variantenvielfalt werden so genannte ad-hoc-Workflows verwendet. Der Anwender kann entweder eine Prozesskette zusammenklicken oder eine virtuelle Laufliste ausfüllen, indem er die verschiedenen Bearbeiter und Aufgaben hintereinander angibt. Je nach Berechtigung können diese Strukturen durch die weiteren Bearbeiter erweitert oder verändert werden.

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