Wie viel Flexibilität ist noch sinnvoll?

Viele Anwender lehnen eine Systemunterstützung ab, da sie einen Verlust der persönlichen Ent-scheidungsfreiheit und damit beruflicher Kompetenz befürchten. Auch dieses Argument gegen die Einführung entsprechender Systeme für eine Vorgangsbearbeitung ist kritisch zu betrachten.

Für die Wissensablage und die damit verbundene Klassifikation, Bewertung und Bewahrung ist eine Struktur zwingend erforderlich, die Probleme mit klassischen Fileservern zeigen dies deutlich. Schnelle Suchen mit qualitativ hochwertigen Ergebnissen sind nur möglich, wenn verschiedene Anwender nach gemeinsamen Kriterien ablegen und arbeiten.

Richtlinien zur Zusammenarbeit erhöhen zudem die Effektivität der Bearbeitung und entlasten die Mitarbeiter, da diese sich nicht um die Einhaltung von organisatorischen Vorgaben oder die Gestaltung von Abstimmungsprozessen kümmern müssen. Zu viel Flexibilität wird in den Projekten bald als mangelnde Unterstützung und damit als Produktivitätsbremse erkannt.

Außerdem wird der persönliche Freiheitsgrad oft falsch eingeschätzt. Eine Prozessanalyse deckt häufig auf, dass viele Aufgaben eher den Charakter einer Bestätigung als einer echten Entscheidung haben. Oft muss nur das Vorliegen von Voraussetzungen (bspw. „Ware geliefert“, „Bescheinigung eingereicht“) attestiert werden.

Auch die Erfüllung von Richtlinien ist ohne Systemunterstützung mit einem sehr hohen Aufwand verbunden. Um zu dokumentieren, dass Dokumente die vorgeschriebenen Entscheidungswege durchlaufen haben, müssen in der Papierwelt meist viele Unterschriften eingeholt werden. In einem ECM-System kann das (automatisch mitgeführte) Workflow-Protokoll diese Aufgabe übernehmen – wenn gewollt und zulässig. Damit müssen die Mitarbeiter nicht mehr den Arbeitsschritt unterschreiben und es gibt keinen Medienbruch.

ECM als Verbindung von Mensch, Organisation und Technik

Die digitale Zusammenarbeit nimmt an Bedeutung zu. Produkte und Dienstleistungen werden immer wissensintensiver und die Kooperation zwischen Vertragspartnern ebenso wie die enge Kommunikation mit Kunden entscheiden über Position im Markt. ECM-Anbieter haben darauf reagiert, indem sie die Möglichkeiten der Verwaltung und Verteilung der Informationen ausgebaut haben und verschiedene Anwendergruppen durch entsprechende Funktionen und Bedienoberflächen unterstützen.

ECM ist sowohl Technologie als auch Managementkonzept. Die Vorteile der besseren Informationsversorgung und Prozessbearbeitung durch das System sind nur realisierbar, wenn die entsprechenden organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Dazu gehört auch, im Bewusstsein der Mitarbeiter ein Verantwortungsgefühl für die Erstellung, Ablage und Weitergabe von Informationen zu schaffen und neue Formen im Umgang mit internen und externen Partnern zu schulen. ECM-Systeme stellen umfangreiche Werkzeuge zur Unterstützung einer digitalen Zusammenarbeit zur Verfügung – wie stark die Potenziale aber verwirklicht werden können ist davon abhängig, wie stark die Beteiligten die neuen Prozesse leben und die entstehenden Möglichkeiten annehmen.

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