Prozesskontrolle

Indem den einzelnen Aufgaben Bearbeitungszeiten hinterlegt werden, kann das System die Sachbearbeitung besser steuern. So ist es möglich, Eskalationsmechanismen für überfällige Aufgaben zu definieren, welche automatisch durch das System ausgeführt werden. Neben Erinnerungen ist so bspw. auch die Information eines Vorgesetzten oder die Weitergabe der Aufgabe an einen anderen Bearbeiter möglich.

Zudem stehen die Prozessinformationen selbst für Auswertungen zur Verfügung. Zum einzelnen Vorgang werden die Informationen im Workflow-Protokoll gespeichert, um so die Bearbeitung nachvollziehen zu können. Im Zuge eines Reporting können auch mehrere Prozessinstanzen untersucht werden (bspw.: Wie viele Prozesse wurden im ersten Quartal durchgeführt? Wie lange war die durchschnittliche Bearbeitungszeit?). Neben dieser Vergangenheitsbetrachtung bieten immer mehr Systeme auch die Möglichkeit, laufende Prozessinstanzen zu überwachen (Business Activity Monitoring) um so schnell auf Probleme reagieren zu können.

Häufige Befürchtungen der Beteiligten

Wesentliches Hemmnis bei der Umsetzung entsprechender ECM-Projekte ist der (zumindest anfangs vorhandene) Unwillen der Beteiligten zur digitalen Bearbeitung. Diese sind zumeist auf fehlende Informationen oder persönliche Ängste zurückzuführen.

Oft wird der Aufwand der digitalen Vorgangsbearbeitung überschätzt, da bestehende Prozessstrukturen unreflektiert in die digitale Welt übernommen werden sollen. Die Systeme bieten Möglichkeiten zur Automation, zudem können bei der Reorganisation der Abläufe häufig Aufgaben entfallen.

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