Komponenten von Enterprise Content Management (ECM)

Management: Workflow und Records Management

Beim Workflow, in erweiterter Definition und mit größerem Funktionsumfang auch Business Process Management genannt, spielen die verschiedenen ECM-Lösungen ihrer Stärke bei der Prozessbeschleunigung aus.

Beim Workflow, in erweiterter Definition und mit größerem Funktionsumfang auch Business Process Management genannt, spielen die verschiedenen ECM-Lösungen ihrer Stärke bei der Prozessbeschleunigung aus. Für Unternehmen ist es sehr aufwendig, fehlerträchtig und teuer, Prozesse nach den Anwendungen hin zu modellieren. Intelligente Lösungen bieten Unternehmen die Sicherheit, dass die Prozesse auf der Basis des Contents und der spezifischen Anforderungen hin erstellt und durchgeführt werden.

Das Ziel der Workflow-Software ist eine möglichst weitgehende Automatisierung der Abläufe eines Verarbeitungsvorgangs. Das betrifft sowohl stabile Abläufe als auch den für die meisten Anwender relevanten ad hoc Workflow. Bei letzterem gibt der Anwender selbst den Ablauf des Prozesses vor. In allen Fällen muss die Anwendung gewährleisten, dass während des gesamten

Prozesses auf alle notwendigen Ressourcen zugegriffen werden kann. Moderne Workflow-Lösungen verfügen über folgende Leistungen:

• die übersichtliche und für jeden Anwender abrufbare Abbildung der Ablaufstrukturen,
• das Visualisieren und Weiterleiten aller relevanten Informationen, einschließlich der dazugehörigen Daten,
• das Einbinden der optimalen Tools für die Verarbeitung der vorliegenden Daten,
• das parallele und sequenzielle Bearbeiten von Vorgängen,
• Tools für die Prozessvisualisierung,
• Termingerechte Gewährleistung von Wiedervorlagen, Fristen und Delegation,
• die Kontrolle und Dokumentation aller Bearbeitungsstände, Zwischenergebnisse und Ergebnisse.

Records Management

Wenn sämtliche Daten und Dokumente eines Unternehmens primär in digitaler Form vorliegen, kommt der Sicherheit dieser eine entscheidende Wichtigkeit zu. Records Management stellt nicht nur die Einhaltung von Aktenplänen sicher, sondern sorgt insbesondere dafür, dass rechtliche Anforderungen bei der Speicherung und Aufbewahrung von Inhalten eingehalten werden.

Dies geht dabei weit über eine klassische Versionierung hinaus und stellt u.a. sicher, dass Inhalte unveränderlich sind bzw. Änderungen an Dokumenten zuverlässig dokumentiert werden. Dies ist insbesondere in den Bereichen wichtig, wo Dokumente zur Erfüllung staatlicher Vorgaben benötigt werden, wie beispielsweise gegenüber der Finanzverwaltung oder auch Regulierungs- und Zulassungsbehörden. Diesem Thema wird in anderen Erdteilen immer noch eine größere Wichtigkeit zugemessen, als in Europa, ist jedoch auch hier immer mehr gefragt, geplant und eingesetzt.

Records Management ist dabei kein Thema, was sich nur rein auf Dokumente bezieht! Es wird zunehmend wichtig, auch Inhalte wie Web-Content klaren Ablage- und Revisionsprozessen zu hinterlegen, um beispielsweise Änderungsstände einer Website zu einem bestimmten Zeitpunkt für gerichtliche Auseinandersetzungen nachweisen zu können.

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