Komponenten von Enterprise Content Management

Capture / Erfassung

Die Capture-Komponenten von ECM-Systemen werden auch als „Input Management" klassifiziert. Erfasst werden sowohl manuell als auch maschinell erzeugte Daten und Informationen.

Die Capture-Komponenten gliedern sich in Bereiche Bildbearbeitung, Formularverarbeitung, COLD/ERM und das inhaltliche Erschließen der Informationen. Bei der Bildbearbeitung werden Dokumente entweder erst manuell gescannt und digitalisiert oder elektronisch durch Empfang in digitaler Form, zum Beispiel als E-Mail-Anhang, erfasst. Anschließend werden die Bilddokumente auf Verwendbarkeit nach spezifisch vorgegebenen Kriterien, Erkennbarkeit und Qualität geprüft und in der Regel automatisch optimiert. Unverwertbare Dokumente werden vernichtet.

Der Vorgang für die Formularbearbeitung ist der der Bildbearbeitung sehr ähnlich: die Dokumente werden ebenfalls manuell durch Scannen oder automatisch durch Empfang in digitaler Form erkannt und danach geprüft. Der Vorgang hat Erfolg, wenn die Software die Struktur des Dokuments erkennen konnte und den Inhalt des Formulars gespeichert hat. COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von strukturierten Eingangsdateien. Die angelieferten Daten werden mittels eigener Strukturinformationen und Vorgaben aufbereitet und an die internen Speicher Systeme (Store und Preserve) übergeben.

Beim inhaltlichen Erschließen der erfassten und aufbereiteten Informationen benutzen ECM-Lösungen verschiedene Tools und Methoden: So wird eine Indexierung und eine Verschlagwortung der Dokumente vorgenommen und Masken erstellt, mit deren Hilfe die Inhalte der Dokumente nach ausgewählten Kriterien weiterverarbeitet werden. Dies können zum Beispiel bestimmte Eigenschaften, Schlüsselworte oder Strukturen sein. Besonders wichtig für die inhaltliche Suche ist eine Kategorisierung oder automatische Klassifikation der Dokumente nach den vorausgewählten Kriterien. Für diesen Zweck werden mittlerweile auch selbstlernende Systeme eingesetzt.

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