Komponenten von ECM

Die Bestandteile einer ECM-Umgebung

Gemäß der Definition der „Association for Information and Image Management“ (AIIM) beinhaltet ECM-Lösungen ein breites Leistungsangebot.

Die einzelnen Funktionsbereiche einer ECM-Lösung sind wie folgt definiert:

• Erfassung (Capture)
• Bearbeitung und Nutzung (Manage), u.a.:
  • Dokumentenmanagement
  • Workflow
  • Records Management
  • Collaboration
  • Web Content Management
• Speicherung (Store)
• Bewahrung (Preserve)
• Bereitstellung (Deliver)

Nicht für jedes Unternehmen ist jeder Funktionsbereich von gleicher Relevanz. Hier müssen Unternehmen entscheiden, was ihnen nützlich ist und welche Prozesse sinnvoll beschleunigt werden sollen.

Zum Beispiel benötigen kleine Unternehmen und Mittelständler, die über keine Zweigstellen verfügen, meistens keine modernen Collaboration-Tools wie zum Beispiel Webconferencing. Jedoch schaden keinem Unternehmen die vielfältigen Möglichkeiten, die ECM-Systeme bei der Verwaltung und Bereitstellung von Daten bieten, solange diese im Rahmen eines durchdachten Konzeptes und nicht wahllos und ungesteuert eingesetzt werden.

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