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Komponenten von Enterprise Content Management

Kein modernes Unternehmen kann dauerhaft auf Enterprise Content Management (ECM) verzichten. ECM ist zwar nicht nur Software, sondern vor allem auch Konzept, die richtigen Softwarekomponenten entscheiden jedoch genauso über den Erfolg.

Die Fülle an Informationen, die gesichtet, verarbeitet, bereitgestellt und archiviert werden muss, ist von Menschenhand besonders in größeren Betrieben kaum noch zu bewältigen. Trotzdem müssen Unternehmen individuell bei der Einführung oder Modernisierung eines ECM-Systems genau abwägen, welche Funktionalitäten wichtig sind, welche davon helfen, Prozesse zu beschleunigen – und welche nur einen verzichtbaren Zusatznutzen darstellen.

Mit dem Begriff „Enterprise Content“ werden alle Arten von digitalen Daten und Dokumenten beschrieben. ECM-Konzept und -Software müssen gewährleisten, dass der Content eines Unternehmens ohne unnötige Hindernisse und Medienbrüche für alle berechtigten Mitarbeiter erreichbar ist. Denn nur wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens einen reibungslosen Zugang zu den benötigten Informationen haben, lassen sich die Arbeitsabläufe im Unternehmen effizient gestalten und verbessern.

Von Seiten der Softwareanbieter wurden in den letzten Jahren immer ausgefeiltere Produkte entwickelt, die sich stetig den verändernden Erfordernissen der Unternehmen anpassen. Vor allem gewinnen webbasierte Lösungen aufgrund ihrer Flexibilität und den Möglichkeiten zu einer optimierten Collaboration immer mehr an Bedeutung.

Unabhängig davon, für welche ECM-Softwarekomponenten sich ein Unternehmen entscheidet, gilt folgende Richtlinie: Es ist dafür zu sorgen, dass keine Insellösungen entstehen, sondern sämtliche Inhalte überall verfügbar sind. Es ist wesentlich effizienter, Verknüpfungen und Erweiterungen zu den einzelnen Content-Einheiten bereitzustellen als hochkomplexe Insellösungen aufzubauen, die teuer und komplex in der Wartung und Pflege sind – und dabei meist störanfällig bleiben.

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