Shortlist

Aus der Fülle der ECM System Anbieter auf dem Markt wird durch die Anforderungen zunächst eine Shortlist erstellt. Diese Shortlist sollte circa fünf Lösungen beinhalten. Wenn einzelne Bereiche in eigenständige Lösungen ausgegliedert werden, wird auch hier jeweils eine Shortlist angelegt. Die Shortlist dient als Grundlage für die nun folgende genauere Betrachtung der einzelnen ECM Systeme. Die Basis für eine Shortlist kann eine Longlist bilden, die beispielsweise durch Internetrecherche angelegt wurde und zunächst praktisch alle gefundenen Systeme beinhaltet.

Auch unabhängige, externe Berater stehen hier mit Rat und Tat zur Seite. Insbesondere die umfangreiche Marktkenntnis ist hier sinnvoll extern einzukaufen. Über den Abgleich mit den geforderten Funktionalitäten wird auf die Shortlist geschlossen. Auch hier ist die Unterstützung durch erfahrene Berater eine gern genutzte Hilfe, da diese durch umfangreiche Marktkenntnis die Zusammenstellung einer Shortlist erheblich schneller durchführen können.

Die Anbieter auf der Shortlist müssen nun genauer betrachtet werden. Startpunkt sollte eine Produktpräsentation sein. Schon bei der Terminvereinbarung wird dem Anbieter mitgeteilt, dass spezifische Anforderungen vorliegen und keine reine Marketingpräsentation gewünscht ist. Wenn möglich, kann dem Anbieter hier schon eine stark gekürzte Version der Anforderungen zugesendet werden, damit dieser seine Präsentation darauf abstimmen kann. In der Regel wird hier trotzdem eine sehr marketinglastige Präsentation stattfinden.

Durch gezieltes Nachfragen müssen gegebenenfalls die einzelnen technischen Anforderungen abgeklopft werden. Die einzelnen Fragen und Antworten, sowie die generellen Aussagen zur Produktfunktionalität sollten in einem Protokoll festgehalten werden, das nach dem Gespräch an alle Teilnehmer, also auch den Produktanbieter, versendet wird. So werden Missverständnisse bezüglich der Funktionalität vermieden und Zugeständnisse bei den Funktionalitäten in der Entwicklung festgehalten. Je nach Gesprächstiefe und dem Projektfortgang sind Folgetermine nötig, in denen detailliert über die Funktionen oder einzelne Teilbereiche gesprochen wird.

Nach den Präsentationen sollte sich herauskristallisiert haben, welche der Anbieter die benötigten Funktionalitäten bieten und welche Produkte am besten passen. Durch Besuche bei thematisch passenden Referenzen kann dieser Eindruck noch verstärkt werden. Ein Referenzbesuch ist auch generell sehr wichtig. Durch Kontakt mit anderen Kunden des Produktanbieters und des Implementationspartners kann oft gut festgestellt werden, wie professionell und umfassend die Umsetzung durchgeführt wird. Hier zeigen sich oft große Unterschiede bei der Qualität der Anwendungen. Je nach Umfang der geforderten Funktionalitäten kann die Auswahlphase nun abgeschlossen sein.

Insbesondere in umfangreichen Projekten, aber auch in kleinen Projekten von großer Wichtigkeit, bietet es sich an, die Entscheidung nicht von einer Präsentation, sondern von einem Proof Of Concept (PoC) oder einem Livetesting abhängig zu machen.

Außerdem sind neben den rein technischen Leistungen auch unbedingt weiche Faktoren, wie Reaktionszeiten, die Art der Zusammenarbeit und die Qualität der Kommunikation einzubeziehen.

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