Projektmanagement

Im Rahmen der Projektrealisierung sollte ein professionelles Projektmanagement eine Selbstverständlichkeit sein. Dieses darf nicht allein dem Anbieter übertragen werden, da so das Controlling auf der Strecke bleibt.

Steuerung und Überwachung der Umsetzung

Ein Projekt muss überwacht und gesteuert werden. Es ist insbesondere notwendig, den Fortschritt der Entwicklung zu kontrollieren und die Kommunikation zwischen den Lieferanten und den internen Entscheidern und Stakeholdern zu koordinieren. Auch eine fachliche Projektbegleitung mit regelmäßiger Überprüfung der einzelnen Projektschritte und Realisierungstiefe ist notwendig, um den Projekterfolg sicherzustellen und potenzielle Gefahren für das Projekt zeitnah zu erkennen.

Natürlich bietet ein Projekt im Umfeld von ECM-Technologien an diversen Punkten noch eine erheblich höhere Komplexität. Dieser Beitrag vermittelt nur ein rudimentäres Rahmengerüst als Grundlage. Für jedes Projekt muss entsprechend der Anforderung und individuellen Problemstellung aus den zur Verfügung stehenden Techniken und Vorgehensweisen ausgewählt werden.

Koordination zwischen den Fronten

Dies bedeutet, dass ein erfahrener und nach Möglichkeit auf ECM-Projekte spezialisierter Projektmanager die Fäden in der Hand halten muss. Selbst wenn der Anbieter einen Projektmanager stellt, soll diesem die Koordination der Anbieterseite, nicht aber die Gesamtverantwortung überlassen werden. In der Praxis hat es sich als sinnvoll erwiesen, neben einem Projektleiter bei den Lieferanten, einen internen Projektleiter und zusätzlich einen externen, gesamtkoordinierenden Projektleiter einzusetzen.

Letztendlich entscheidet die Qualität der Projektumsetzung über den Erfolg des gesamten, aufwendigen Auswahlprozesses - hier darf nicht am Ende gespart werden. Auch wenn in den vorherigen Projektstufen eine gute Grundlage aufgebaut worden ist, kann es durch unzureichende Planung und Überwachung schnell zu einer Schräglage im Projekt kommen.

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