Konzeption

Die Konzeption ist bei jeder Anschaffung der wichtigste Teil – auch und insbesondere bei Enterprise Content Management. Ohne ausführliche Erhebung der Anforderungen und daran anschließende Konzeption und Planung, lässt sich - unter anderem, aber auch insbesondere - keine Aussage dazu machen, welche Softwareprodukte eingesetzt werden sollen, um die Anforderungen zu erfüllen.

In der Konzeptionsphase werden alle Personen, die an der Realisierung und Nutzung der Anwendung beteiligt sind, miteinbezogen. Hierbei gilt es aber, nicht zu viel Aufwand in Gespräche und Workshops zu vergeuden, sondern effektiv nach erprobten Methoden und mit erfahrenen Mitarbeitern die wirklichen Anforderungen aufzunehmen und zwischen den Parteien zu synchronisieren.

In den meisten Fällen ist es sinnvoll mindestens folgende Personen und Personenkreise in die Erhebung der Anforderungen und Konzeption der Lösung einzubinden:

• Anwender aus verschiedenen operativen Abteilungen
• Anwender aus den Abteilungen Marketing und Unternehmenskommunikation
• IT-Administration / Infrastruktur

Es ist wichtig, eine gute Mischung aus Mitarbeitern verschiedener Hierachie-Ebenen und mit unterschiedlichen Anwendungsprofilen zu erhalten. So ist oft ist auch die Einbeziehung der Vorgesetzten, von Abteilungsleitern und der Geschäftsführung sinnvoll und notwendig.

Das Ziel der Konzeption ist die strukturierte Aufstellung der Anforderungen im Unternehmen. Diese sollen möglichst detailliert sein und in einem Lastenheft dokumentiert werden.

Dabei ist die Einbeziehung von technischen Anforderungen in diesem Schritt jedoch zunächst nicht notwendig und eher kontraproduktiv!

Es geht hierbei zunächst um die wirklich benötige Funktionalität, die die Mitarbeiter bei der Arbeit unterstützt und die bestehenden „Schmerzen“ in den aktuellen Prozessen beseitigt. Erst wenn das funktionale Anforderungsprofil feststeht, sollten die entsprechenden Verantwortlichen des Unternehmens die technischen Anforderungen definieren. Hierbei müssen nicht nur die reinen Rahmenfaktoren (wie Datenbank, Application Server, Schnittstellen etc.) Berücksichtigung finden, sondern auch technologische Standards und organisatorische Anforderungen an die Technik (wie Metadaten oder Zugriffsrechte).

Während dieses Prozesses, ist das Hinzuziehen eines unabhängigen, externen Beraters eine kosten- und zeitsparende Alternative zur vollständigen Eigenarbeit. Erfahrene Berater, können den Konzeptions-, Auswahl- und Einführungsprozess durch gezieltes Vorgehen und aufbauend auf vielfacher Erfahrung in anderen Projekten erheblich verkürzen. Auch wird dadurch sichergestellt, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden, die später zu teuren Fehlentscheidungen führen können. Oft bieten sich externe Berater auch als Projektmanager an, die die Steuerung der internen Mitarbeiter übernehmen, was besonders dann sinnvoll ist, wenn im Unternehmen kein oder nur wenig Wissen über Enterprise Content Management als solches oder die Durchführung von solchen Projekten im Speziellen, verfügbar ist.

„Unabhängig“ heißt in diesem Fall, dass das Beratungsunternehmen keinerlei Verträge (zum Beispiel Provisions- oder Partnerschaftsabkommen) mit Anbietern von Content Management Produkten haben darf. Zudem kann ein Berater, der auch die Umsetzung (Integration, Programmierung etc.) anbietet, nicht neutral sein, da er seine eigenen Leistungen verkaufen möchte und somit nicht unabhängig von Anbietern und Technologien ist. Solche abhängigen Berater verteuern ein Projekt jedoch, statt für Einsparungen und optimiertes Vorgehen zu sorgen.

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