Anbieterauswahl

Auf Basis des spezifischen Anforderungsprofils, das im Lastenheft zusammengefasst wurde, kann nun die Auswahl entsprechender Technologien, Plattformen und Softwareprodukte erfolgen. In dieser Phase müssen beide Seiten (Funktionalität und technische Anforderungen) aus der Konzeptionsphase beachtet werden.

Die sinnvoll zu nutzenden Basistechnologien ergeben sich in der Regel aus der bereits bestehenden Infrastruktur. In diese muss sich die ECM Umgebung (bzw. die benötigten Komponenten) möglichst reibungslos einpassen.

Sollte noch keine Entscheidung über Betriebssystem, Application Server und ähnliche Komponenten gefallen sein, oder keine interne Vorgaben existieren, vergrößert dies natürlich sprunghaft den Kreis der in Frage kommenden Softwarelösungen.

Dies kann sinnvoll sein, um besonders passende Lösungen nicht aufgrund von solchen Rahmenbedingungen auszuschließen. Es ist jedoch auch sinnvoll, auch hier von vorne herein bestimmte Eingrenzungen zu treffen, die sich an der internen Infrastruktur orientieren (z.B. nur Systeme mit Unterstützung bestimmter Datenbanksysteme).

Es ist nicht praktikabel, mehr als zehn Systeme auf der Longlist zu evaluieren. Zu beachten ist  dabei, dass nicht jedes ECM-System alle Anforderungen erfüllen muss – die Suche nach der „Eierlegenden Wollmilchsau“ ist nicht nur zeitaufwendig, auch die Lizenzkosten explodieren. Sinnvoller ist die Suche nach verschiedenen Komponenten, die sich leicht miteinander verbinden lassen und so die volle benötigte Funktionalität abbilden können.

Das Lastenheft muss ausführlich strukturiert sein und die geforderten Funktionen und Leistungen möglichst detailiert beschreiben, ohne (zu starke) Vorgeben für die Art der Realisierung zu machen. Im Zweifelsfall sollte etwas Spielraum gelassen werden. Dieser sorgt dafür, dass die Softwareanbieter die möglichst optimal zu ihren Systemen passende Umsetzung der Anforderungen empfehlen können.

Hilfreich ist es, die Anforderungen zudem in standardisierter (Tabellen-)Form zu versenden und um eine Kurzübersicht zur Erbringung der Anforderungen zu bringen - beispielsweise über eine Einstufung jeder Anforderung in eine der Kategorien "Im Standard enthalten", "Muss programmiert werden", "Ist nicht möglich".

Die Angebote - je nach Projektumfang und Feinheit der Definition im Lastenheft - keine verbindlichen Preise für die Umsetzung beinhalten. Dies ist in diesem Schritt auch nur begrenzt sinnvoll, da die Feindefinition der Umsetzung der Anforderungen erst geschehen kann und soll, wenn eine passende Software gewählt ist.

Die Antworten auf das Lastenheft müssen nun bewertet werden. Hierzu bietet sich eine Skala von 1 bis 3 oder 1 bis 5 an - je nach dem, wie komplex die Anforderungen sind. Außerdem ist es notwendig, die einzelnen Anforderungen in ihrer Wichtigkeit zu gewichten.

Am Ende erhält man auf diesem Wege eine übersichtliche, belastbare und gewichtete Bewertung der Longlist und kann so konkret auf eine kleinere Anzahl Anbieter (2-4) für die Shortlist schließen.

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