Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Die IT-Welt scheint von Acronymen und Abkürzungen zu leben. Ohne diese geht augenscheinlich nichts in dieser Branche. Viele Abkürzungen sind jedoch rein zu Marketingzwecken entwickelt worden und verwirren dadurch den Anwender.

Auch erfahrene IT-Mitarbeiter sind ob de vielfältigen und teils doppelt belegten Bezeichnungen längst nicht immer im Bilde worüber gerade gesprochen wird. Besonders misslich wird die Lage dadurch, dass Softwareanbieter aus Marketinggründen Bezeichnungen falsch verwenden, anders deuten, doppelt belegen oder längst bekannte Themengebiete auf einmal umgetaufen - oft nur, um wieder "interessant zu sein". Bei Enterprise Content Management (ECM) ist die Verwirrung leider auch groß, es wird sich jedoch auf Anbieter- und Beraterseite viel Mühe gegeben, diese Unsicherheiten zu beseitigen.

Der internationale Enterprise Content Management Verband "AIIM" definiert Enterprise Content Management (ECM) wie folgt:

Enterprise Content Management sind die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen. ECM Werkzeuge und Strategien erlauben die Verwaltung aller unstrukturierten Informationen einer Organisation wo immer diese auch existieren.

Diese komprimierte Definition lässt erahnen, dass das Thema erheblich größer und durchdachter ist, als es andere Abkürzungen oft sind. Hier wurde nicht nur ein Begriff geschaffen, um irgendein Produkt anzupreisen (auch wenn es leider von einigen unbelehrbaren Anbietern so und damit auch oft falsch verwendet wird), sondern es wurde eine Gattungsbezeichnung für einen Bereich der Informationstechnologie geschaffen, der zwar sehr unterschiedliche Werkzeuge beinhaltet, die aber oft und gewinnbringend miteinander zusammenwirken (können).

Zum Verständnis des Begriff ist es wichtig, ihn nochmal genauer anzusehen. Vielfach wird der Begriff als "Content Management" auf "Enterprise"-Eben - also besonders groß, schön und teuer - verstanden. Da in Deutschland nun fälschlicherweise "Content Management" auch oft als Bezeichnung für das reine Verwalten von Websites verstanden wird, ist die Verwirrung komplett und es scheint, als sei Enterprise Content Management dann doch nur die Verwaltung von großen Websites.

Aber genau hier liegt der Trugschluss, den die AIIM in ihrer Definition nur indirekt ausräumt. Es geht darum "Enterprise Contents", also alle Unternehmensinformationen, zu "managen", also zu verwalten. Mathematisch geklammert muss es also wie folgt aussehen:

Mit diesem Wissen im Hinterkopf, erschließt sich das Potenzial, dass ECM bietet: Die jederzeitige Verfügbarkeit aller Unternehmensinformationen an jedem beliebigen Ort - und damit eine essentielle Grundlage für den zukünftigen Erfolg moderner Unternehmen.

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