Datenschutz, Datensicherheit und Nachweisbarkeit

Die Archivierung wird zunehmend auch unter Sicherheitsaspekten gesehen. Zum einen erlaubt die elektronische Speicherung vorher papierbasierter Unterlagen (mittels Digitalisierung) die einfachere Sicherung der Unterlagen bspw. durch Spiegelung auf Bandlaufwerke. Zudem wird der Zugriffsschutz verbessert, da die Möglichkeiten der Verwaltung und Zuweisung von Lese-, Schreib- und Löschrechten durch den Einsatz von ECM-Systemen erweitert werden. Während bspw. die Betriebssystemfunktionalitäten eines File-Servers nur Dokumente oder ganze Ordner gegen Zugriff sperren können, erlauben ECM-Produkte die Verrechtung von Dokumentenbestandteilen oder das komplette Ausblenden von Dateien, wenn ein Nutzer nicht zumindest ein Leserecht hat.

Der dritte, aktuell viel diskutierte Aspekt der Sicherheit ist die Nachweisbarkeit von Dokumentenänderungen und damit die Einhaltung gesetzlicher oder sonstiger Vorschriften (Compliance). Neben der Kontrolle der Inhalte (Vollständigkeit und Unverändertheit der Dokumente) besteht die Möglichkeit, durch Abgleiche verschiedener Versionen sowie erweiterte Protokollfunktionen die Bearbeitungsprozesse selbst nachvollziehbar zu gestalten. So kann bspw. der Nachweis erbracht werden, dass ein Mitglied der Gruppe Sachbearbeiter Einkauf ein Angebot zu einem bestimmten Zeitpunkt geprüft hat. Zudem ist sicherzustellen, dass Anforderungen an das nachweisliche Löschen von Unterlagen (bspw. bei personenbezogenen Daten) eingehalten werden.

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