Analyse von Kosten und Nutzen

Die bereits vorgestellten technischen, organisatorischen, sicherheitsbezogenen und rechtlichen Gesichtspunkte beinhalten bereits betriebswirtschaftliche Überlegungen. Die Entscheidungsgrundlage für Systemwahl und -ausgestaltung ist eine genaue Anforderungsanalyse hinsichtlich der zu unterstützenden Aufgaben, der Auswertung und Nachweisbarkeit der Prozesse sowie der Zugriffszeiten und des Speichervolumens. Hiermit wird festgelegt, was bspw. ein Gigabyte einer bestimmten Informationsart kosten darf.

Bei Auswahl, Aufbau und Betrieb der Archivsysteme ist neben dem Gesamtvolumen an Informationen die Wertigkeit der einzelnen Dokumente entscheidend, da durch eine geeignete Kombination an Speichermedien sowohl Ansprüche an Verfügbarkeit als auch Kostenaspekte berücksichtigt werden können.

Im Zuge der Überführung bestehender großer Datenbestände, bspw. vorhandener File-Server, bietet sich eine vorherige Untersuchung auf Redundanzen an. Insbesondere wenn verstärkt Informationsinseln aufgebaut wurden, kann der Anteil der mehrfach gespeicherten identischen Daten so hoch sein, dass Migrations- und Speicherbedarf des einzuführenden Archivsystems deutlich überschätzt werden. Spezialanbieter verfügen über entsprechende Werkzeuge zur Aufdeckung des echten Dokumentenbestands.

Fazit: Kosten sparen, Nachweispflichten erfüllen und besseren Zugang zu Informationen schaffen

Archivierung sollte als Teilbereich einer ganzheitlichen ECM-Strategie verstanden werden, da der betriebliche Wert der archivierten Dokumente von den Möglichkeiten abhängt, auf diese zuzugreifen und sie in die Geschäftsprozesse des Unternehmens zu integrieren. Durch die verbesserte Verfügbarkeit, die Möglichkeiten der Nachweisbarkeit und Auswertung sowie den kostengünstigen Einsatz verschiedener Speichertechnologien können Kosten-, Zeit- und Qualitätsvorteile bei der dokumentenbasierten Vorgangsbearbeitung erzielt werden. Rechtliche Anforderungen, die zum Einsatz eines Archivsystems führen, sind somit oft der Auslöser einer nachhaltigen Verbesserung der Vorgangsbearbeitung und Prozesstransparenz. Und dies führt zumeist zu Kosten- und Zeiteinsparungen und zufriedeneren Mitarbeitern, da nun die Informationen bedarfsgerecht vorliegen. Man muss das finden können was man braucht: schnell, vollständig und in der richtigen Informationsqualität.

Autor: Martin Böhn ist Senior Analyst beim Business Application Research Center (BARC)

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