Archivierung als Chance begreifen

Die Diskussion um Archivsysteme wird häufig auf technische Gesichtspunkte oder rechtliche Anforderungen reduziert. Organisatorische oder betriebswirtschaftliche Aspekte und die entstehenden Abhängigkeiten der verschiedenen Betrachtungsweisen bleiben dabei unberücksichtigt. Effizientere Abläufe, reduzierter Speicherplatz und bessere Systemnutzung können zu Kosten-, Zeit- und Qualitätsvorteilen führen, Archivierung ist also nicht (nur) als Zwang sondern als Chance zu verstehen.

Zentrale Aufgaben von Archivierungssystemen sind Aufbewahrung, Wiederherstellbarkeit sowie Nachweisbarkeit von Inhalten und des Löschens von Dokumenten. Bei genauerer Betrachtung können organisatorische, technische, sicherheitsbezogene und rechtliche sowie betriebswirtschaftliche Aspekte im engeren Sinn unterschieden werden. Diese verdeutlichen jeweils eine Sichtweise auf das Thema, treten bei der Zieldefinition und Umsetzung durch konkrete Maßnahmen aber zumeist in Kombination auf. So dienen Funktionen zur Aufbewahrung und Wiederherstellung von Dokumenten der Erfüllung rechtlicher Auskunftspflichten ebenso wie betriebswirtschaftlichen und organisatorischen Anforderungen, vorhandenes Projekt- und Kundenwissen für zukünftige Entscheidungen zu sichern.

Inhalte organisieren und verfügbar machen

Die zentrale Frage in Archivierungsprojekten ist, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt für wie lange wohin gespeichert werden sollen. Um geschäftsrelevante Dokumente unterschiedlicher Quellen und Formate in eine einheitliche Ablagestruktur überführen zu können, werden Enterprise Content Management (ECM)-Systeme eingesetzt. Neben einer Integration von Dokumenten in elektronischem Format (bspw. aus Office-Anwendungen, E-Mails oder ERP-Systemen) ermöglichen diese eine Erfassung von Papierdokumenten (mittels Scan-Funktionen). Durch die Einhaltung eines zentralen Modells bei der Verschlagwortung werden Auffinden und Zuordnung der Dokumente deutlich erleichtert, teilweise überhaupt erst ermöglicht. Diese Klassifikation ist zudem die Grundlage für eine (semi-)automatische Ablage der Dokumente in das Archivsystem nach Abschluss der Bearbeitung.

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