Anwenderorientiertes Enterprise Content Management

Portale als virtueller Arbeitsplatz

Viele Hersteller bieten zudem eine Integration ihres ECM-Systems in ein bestehendes Portal an, wobei insbesondere Microsoft SharePoint und SAP im Fokus der Entwicklung stehen. Zudem werden allgemeine Standards (JSR 168) unterstützt. Die zur Recherche und Bearbeitung benötigten Funktionen werden als Baustein verpackt und in den virtuellen Arbeitsplatz des Mitarbeiters integriert. Der wesentliche Vorteil für den Mitarbeiter ist, dass er über das Portal zentralen Zugriff auf verschiedene von ihm benötigte Anwendungen hat. Allerdings stehen nicht immer alle Funktionen des ECM-Systems zur Verfügung, eventuell sind weitere Fenster zu öffnen oder Einschränkungen in den Bearbeitungsmöglichkeiten in Kauf zu nehmen.

Integration in Fachanwendungen

Für Anwender, welche nur sporadisch mit der Verwaltung von Dokumenten beschäftigt sind oder welche aufgrund weniger, gleichbleibender Tätigkeiten nur geringe Anforderungen an die Funktionalität haben, bietet sich eine Einbindung des ECM-Systems in bestehende Systeme an. Die führende Applikation ist hierbei eine dem Benutzer schon vertraute Anwendung, zumeist ein Office-Produkt (Word, Excel, Powerpoint), ein E-Mail-Client (Outlook, Notes, Groupwise) oder ein ERP-System (SAP, Microsoft Dynamics etc.). Funktionen zur Ablage und Recherche werden dabei zumeist als zusätzliche Menüleiste eingebunden, teilweise können auch die Standardbefehle der Anwendung (Speichern, Öffnen etc.) genutzt werden. Zur Anzeige des Dokuments erfolgt ein Rückgriff auf dem Viewer des ECM-Systems oder es wird die dem Dateityp zugeordnete Anwendung geöffnet.

Verschiedene Systeme lassen sich zudem in den Windows Explorer einbinden. Dabei stellt sich das System zumeist als zusätzliches Laufwerk dar, ECM-Funktionen werden als Erweiterungen des Kontextmenüs zur Verfügung gestellt. Für die Anzeige und Bearbeitung der Dokumente muss wiederum auf Viewer oder die zugeordnete Applikation zurückgegriffen werden. Problematisch ist die Verteilung von Aufgaben, da es ohne expliziten Client keine Möglichkeit der Visualisierung eines Postkorbs gibt. Hier wird zumeist auf das E-Mail-System zurückgegriffen. Die einzelnen Schritte des Workflows werden als E-Mails mit Tätigkeitsbeschreibung und optionalem Link auf das Dokument verteilt.

Vorteile der Integration sind der verringerte Schulungsaufwand und die meist bereits zu Beginn hohe Akzeptanz, da sich die Anwender kaum mit neuen Bedienelementen auseinandersetzen müssen. Statt der bisherigen Ablage (eigene Festplatte oder File-Server) wird nun das ECM-System zur Speicherung genutzt. Diese Verringerung der Komplexität in der Bedienoberfläche wird mit einem gewissen Maß an technischem und organisatorischem Aufwand erkauft. Da sich die Abläufe augenscheinlich nicht ändern, ist der sichere und den betrieblichen und rechtlichen Anforderungen entsprechende Umgang mit Dokumenten durch Automatismen des ECM-Systems sowie klar kommunizierte Richtlinien sicherzustellen.

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