ECM - Enterprise Content Management

Anwenderorientiertes Enterprise Content Management

Enterprise Content Management (ECM) ist mehr als Recherche und Archivierung. Das Potenzial der Systeme liegt in der bedarfsgerechten Unterstützung der Geschäftsprozesse, um durch Steigerung der Effizienz und Effektivität die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken. Dabei ist darauf zu achten, dass die Systeme an den Bedürfnissen der Nutzer ausgerichtet sind.

Die bedarfsgerechte Unterstützung der Anwender ermöglicht gleichzeitig die Steigerung der Informationsqualität und der Flexibilität der Leistungserstellung. Workflows und dynamische Sichten auf den Dokumentenbestand erlauben den schnellen Zugriff auf aktuelle, nach den geltenden Richtlinien erfasste oder erzeugte Informationen, Nachfragen oder Doppelarbeiten werden vermieden. Die Grundlage muss eine gemeinsame Wissensbasis (mit einem differenzierten Rechtemodell) sein, der klassische Ansatz des ECM als Informationsplattform. Informationen haben ist aber nicht das gleiche wie Informationen nutzen. Die Systeme müssen den Bearbeiter in den Geschäftsprozessen unterstützen, er muss mit den Systemen arbeiten wollen und können.

Einer für alle? – Nicht beim Client

Mittlerweile haben sowohl Anbieter als auch Anwender erkannt, dass es nicht zielführend ist, alle Benutzergruppen mit einem identischen Client auszustatten. Den Einsparungen bei Anpassung und Schulung stehen deutliche Effizienzverluste gegenüber, da entweder Gruppen mit geringen Anforderungen durch mächtige Clients „erschlagen“ oder aber Gruppen mit hohen Anforderungen unzureichend unterstützt werden. Sowohl von der Technologie als auch von der Art, Anzahl und Ausgestaltung der Funktionalität ist eine differenzierte Herangehensweise sinnvoll.

Es findet ein Umschwenken vom Kampf der Funktionen zum Kampf der Philosophien statt. Da die grundlegende Funktionalität Standard geworden ist, versuchen die Anbieter Kunden über Konzepte, Lösungspakete und Bedienbarkeit (Usability) zu gewinnen, indem sie verschiedene Clients anbieten. Der Anwender muss entsprechend seiner Aufgaben und Arbeitsweise einen Zugriff auf die notwendigen Dokumente erhalten, was sowohl die Möglichkeit einer Suchanfrage mit Anzeige der Treffer als auch die vom System gesteuerte automatische Bereitstellung von Dokumenten oder Formularen umfasst. Zudem muss ein Zugriff auf gestellte Aufgaben beziehungsweise eine Beteiligung am Workflow möglich sein. Diese Funktionen können aber entweder in einer eigenständigen Oberfläche als führende Anwendung angezeigt oder aber in bestehende Systeme integriert werden.

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