Records Management

Rechtliche Vorgaben

Der Grund für die Einführung eines Records Management ist meist juristischer Natur. Diverse Gesetze stellen hohe Anforderungen an die dauerhafte und nachweisbare Speicherung, Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten und Informationen.

Finanzielle Investitionen in Records Management-Lösungen sollten heutzutage nicht mehr als „quasi-freiwillige“ Kostenfaktoren der Unternehmen betrachtet werden, die ausschließlich dazu dienen, Geschäftsprozesse zu optimieren oder Archive und Dokumentationen zu beherrschen. So ungemein wichtig reibungslose Abläufe sowie gut zugängliche und nachvollziehbar aufbereitete Archive auch sind – zuallererst sollten Unternehmen sicherstellen, das sie die zahlreichen rechtlichen Vorgaben und Gesetze erfüllen.

Der technologische Wandel hin zum elektronischen Geschäftsverkehr führte unter anderem zu einer Vielzahl an unterschiedlichen Formaten, die archiviert und dokumentiert werden müssen. Neben dem üblichen Schriftverkehr in Papierform werden – besonders in großen und IT-lastigen Unternehmen – täglich Millionen von E-Mails versendet, Excel-Tabellen und Powerpoint-Präsentationen erstellt und Bilddateien als Mailanhänge angefügt. Wobei die Anzahl von geschäftsrelevanten Dokumenten, die nur noch in elektronischer Form vorliegen, ständig ansteigt. Die Folge: Archive und Registraturen unterliegen heute oft zahlreichen Medienbrüchen, die zu einer nie da gewesenen Unübersichtlichkeit führten. Aus diesem Grund ergänzte der Gesetzgeber zahlreiche vorhandene Gesetze – insbesondere wurden die damit verbundenen Auswirkungen auf das Steuerrecht durch geeignete Erlasse neu formuliert.

Mittlerweile greifen zahllose Gesetze und andere rechtliche Vorgaben unmittelbar in wesentliche Teile der Unternehmensprozesse ein. Aufbewahrungsrelevante Vorschriften lassen sich unter anderem im Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ebenso wie in den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführung (GoBS) und in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) finden. Nicht zu vergessen sind internationale Gesetze und Regelungen, die je nach Unternehmensorganisation entweder direkt wirksam sind oder durch die zwangsweise Umsetzung von europäischem in nationales Recht entweder schon verbindlich sind oder es kurzfristig werden.

Noch komplizierter wird es dadurch, dass nicht alle Gesetze und Regularien für alle Unternehmen einheitlich gelten. Die Aufbewahrungsfristen von verschiedenen Dokumenten können stark variieren, wie zum Beispiel bei einer Versicherungspolice (gesamte Versicherungsdauer) und einem Kaufvertrag (zwei Jahre). Daß die geforderten Fristen medienunabhängig gelten, macht ein wirkungsvolles Records Management für Unternehmen nicht einfacher. Vor dem Hintergrund der hohen Komplexität eines Records Management kann Unternehmensverantwortlichen nur eine einheitliche Lösung empfohlen werden, die über alle Mediengrenzen hinweg Transparenz und Klarheit schafft, anstatt auf eine Vielzahl individueller Insellösungen zu vertrauen.

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