Records Management

Prozesse

Erst nachdem ein Unternehmen die Strategie ihres Records Management entworfen hat und auch Klarheit über die – betriebsindividuell betrachtet – bestmögliche Lösung herrscht, übernimmt die IT-Abteilung das Ruder.

Zur späteren Prozessoptimierung kann die IT-Abteilung zwar schon im Vorfeld die Nutzung speziell für das Records Management ausgelegter Systeme vorschlagen, wie zum Beispiel ein System mit integrierter WORM-Funktionalität (Write Once Read Many), die eine Beweisführung in Zivil- oder Strafprozessen erleichtert. Bei noch offenen finanziellen Fragen kann die IT-Abteilung auch darauf hinweisen, dass speziell auf das Records Management ausgelegte Systeme in der Regel als hoch kapazitive Speichersysteme ausgelegt sind – was sich für das Unternehmen positiv in der Gesamtkostenbetrachtung bemerkbar macht.

Im eigentlichen Implementierungsprozess sollte zuerst eine komplette Bestandsaufnahme über die relevanten Mittel, Methoden und Prozesse durchgeführt werden, die in den einzelnen Abteilungen verwendet werden. So kann, beispielsweise bei großen und dezentral organisierten Unternehmen, durchaus festgestellt werden, dass manche Bereiche bereits State-of-the-Art Lösungen installiert haben und daher für diese Einheit zunächst einmal kein akuter Handlungsbedarf besteht. Grundsätzlich ist in diesem Fall zu klären, ob diese Verfahren geeignete Records Management-Funktionen besitzen. Bei IT-Unternehmen oder IT-lastigen Betrieben ist zusätzlich zu klären, ob beispielsweise Verfügbarkeit, Backup, Desaster Schutz und Service Level Agreements entsprechend den Vorgaben erfüllt sind.

Auf Basis dieses von der IT-Abteilung geleisteten unternehmensweiten Check-ups werden erst einmal die Bereiche mit dringendem Handlungsbedarf identifiziert. Doch auch zwei weitere, ebenfalls sehr wichtiger Faktoren eines effizienten Records Management, müssen bei der Bestandsaufnahme beachtet werden: Die Identifizierung möglicher Synergieeffekte und Redundanzen. So ist es beispielsweise meist sinnvoll, einzelne Records Management-Prozesse, die auf mehrere Bereiche verteilt sind, in eine konsolidierte Landschaft zu überführen. Die Sicherheit, dass die Sicherungsläufe professionell abgewickelt werden, steigt ebenso an wie die zeitgemäße Technologiemigration gewährleistet werden kann. In einigen Fällen, besonders bei größeren Unternehmen und Konzernen, kann auch festgestellt werden, dass viele Records Management-relevante Daten und Dokumente mehrfach durch verschiedene Anwendungen erhoben und gesichert wurden. Vor allem bei einer uneinheitlichen IT-Architektur kann die Implementation eines Record Management-Systems die Wirkung eines Frühjahrsputzes haben.

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