Records Management

Merkmale

Bevor Unternehmen sich die Frage nach der geeigneten technischen Lösung stellen, sollten die Verantwortlichen einen Blick auf die spezifischen Anforderungen werfen, die ein Records Management erfüllen sollte.

Einen Aufschluss gibt die Norm ISO 15489 „Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung“, die Records Management nicht nur explizit als Führungsaufgabe beschreibt, sondern auch die Aufgaben beschreibt: Dazu gehören eine systematische Kontrolle sowie die Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut. Eingeschlossen sind darüber hinaus auch die Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen. Kurzum: Mit einem wirkungsvollen Records Management gewinnen Unternehmen Sicherheit über beinahe alle Geschäftsprozesse und bilden stabile Strukturen – während ineffiziente Lösungen Abläufe komplizieren und bremsen können.

Um die oben beschriebenen Aufgaben lösen und ebenso die rechtlichen Anforderungen erfüllen zu können, müssen Records Management-Systeme über bestimmte Eigenschaften und Merkmale verfügen. Hier gilt das alte Sprichwort: Ordnung ist das halbe Leben. Denn ein unübersichtliches System sorgt nicht nur für einen erhöhten und unnötigen Zeitaufwand, sondern kann auch zu Fehlern führen, die ein Unternehmen besonders vor dem Hintergrund rechtlicher Vorgaben teuer zu stehen kommen können. So sollte zwingend ein aufgabenbezogenes, mehrstufiges und hierarchisch gegliedertes Ordnungssystem erstellt werden, das zum einen eine nachvollziehbare Aktenbildung und -kennzeichnung ermöglicht wie auch zum anderen ein eindeutiges Zuordnen von Dokumenten.

Doch auch das übersichtlichste System führt unweigerlich zu Missverständnissen und Problemen, wenn das Ordnungsgefüge und die Begrifflichkeiten unkontrolliert modifiziert werden. Hier müssen Unternehmen strenge Regelungen und Richtlinien einführen sowie sicher stellen, dass alle Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Ähnliches gilt auch für die Visualisierung des Records Management-Systems: Von vorne herein sollten die Ordnungsstrukturen für Anwender leicht zugänglich und nachvollziehbar gestaltet werden. Eine große Nachhaltigkeit im Strukturaufbau bietet Unternehmen und Usern eine nicht zu unterschätzende Sicherheit und beugt Missverständnissen und Fehlern vor. Also: Es ist zwingend nötig, das möglichst auf einfachem Wege über die grafische Oberfläche gezielt zu Dokumenten und Objekten navigiert werden kann.

Kritisch ist oft die Beantwortung der Frage, welche Records geordnet aufbewahrt werden sollten. Besitzen Unternehmen kein geeignetes Know-how im eigenen Haus, sollte nicht gezögert werden, auf fundiertes Wissen von außen zuzugreifen. Auf der einen Seite bestimmen Gesetze und Vorgaben auf internationaler oder nationaler Ebene über Aufbewahrungszeiten und die Art der betroffenen Dokumente. Auf der anderen Seite ist aber auch zu prüfen, inwiefern ein betriebliches Eigeninteresse für die geordnete Aufbewahrung von archivierungswürdigen Daten vorliegt. Sollte ein Defizit im Wissensmanagement festgestellt werden, kann die Lücke durch ein geeignetes Records Management schon mittelfristig geschlossen werden.

Bei der Etablierung eines Systems sollten Unternehmen auch den juristischen Aspekt einkalkulieren. So kann eine lückenlose Bereitstellung von Unterlagen in Zivilprozessen sehr hilfreich sein. Die Dokumente können maßgeblich bei der Beweisführung helfen – aber nur unter der Voraussetzung, dass die Aufbewahrung so korrekt erfolgt ist, dass ihnen ein hoher Beweiswert zugemessen werden kann.

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