Records Management

Lösungen

Die zuständigen Unternehmensverantwortlichen sollten sich bewusst sein, das Records Management zuerst eine Strategie beschreibt und erst dann eine Technologie.

Vor der Implementierung einer IT-Lösung sollten die organisatorischen Probleme, die gelöst werden sollen, ebenso klar identifiziert werden wie die rechtlichen und individuell-betrieblichen Anforderungen, denen das System genügen muss.

Unabhängig von der Wahl eines spezifischen Records Management-Systems sollten sich die Verantwortlichen vergewissern, dass das wichtigste Kriterium erfüllt wird: die Vollständigkeit der Information über einen Prozess, beziehungsweise eine lückenlose Darstellung der Information im Kontext. Nur dann können Records Management-Tools beispielsweise die Betriebsprüfung unterstützen, indem der aktuelle Status von Vorgängen und Prozessen über einen voreingestellten Mechanismus und einen vorkonfigurierten Aktenplan jederzeit überprüft wird. Zusätzlich muss Sicherheit darüber gewonnen werden, dass die verwendete Lösung den vier Eigenschaften Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfälschungssicherheit und Auffindbarkeit genügt. Übrigens: Diese vier Kriterien sind auch unter dem Begriff Revisionssicherheit bekannt und mittlerweile zwingend erforderlich, um den Anforderungen des HGB zu genügen.

Bei Wahl eines bestimmten Records Management-Systems brauchen Unternehmen heutzutage nicht mehr alleine auf den Einsatz von unveränderlichen Speichermedien vertrauen. Die Unveränderbarkeit von Daten und Dokumenten wird längst durch Software-Lösungen realisiert. Nötig sind ebenso geeignete softwaregesteuerte Verfahren bei der Ablage und Recherche von Dokumenten wie auch eine detaillierte Steuerung von Berechtigungen. Mit einer wirksamen Zugriffskontrolle kann auch ein einziger Speicherträger von vielen unterschiedlichen Usern und Anwendungen genutzt werden – ohne dass die Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen gefährdet wird.

Grundsätzlich können Unternehmen heutzutage zwischen zwei erprobten, jedoch unterschiedlichen technologischen Lösungsansätzen, welche die Anwender in ihren Records Management-Prozessen unterstützen, wählen: Einer integrierten oder einer spezialisierten Lösung. Die integrierten Lösungen werden auf dem Markt oftmals unter dem Begriff Enterprise-Content-Management (ECM) angeboten. Diese Tools bieten Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz, da sämtliche Prozesse bei der Dokumentverarbeitung unterstützt werden. Das Records Management kann dabei als ein integrierter Baustein in dem Produktportfolio und dem Verarbeitungsprozess betrachtet werden. Der große Vorteil bei den integrierten Lösungen liegt bei der  gemeinsamen Benutzung von Dokumenten und Information in unterschiedlichsten Anwendungen – neben dem Records Management zum Beispiel auch Workflow, Desktop-Bearbeitung, Publishing und Archivierung. Zudem unterstützen viele Lösungen die unterschiedlichsten Plattformen und Speichersysteme. Doch auch hier gilt zu bedenken: Ganzheitlichkeit macht nur in den Unternehmen Sinn, die solch breit gefächerten Anwendungsmöglichkeiten auch zu nutzen verstehen. Zudem muss zwingend geprüft werden, ob die Anforderungen des Records Management durch die angebotene Lösung auch wirklich erfüllt werden – da oft die schon vorhandenen elektronischen Archivierungsfunktionen als Records Management vermarktet werden.

Spezialisierte Records Management-Anwendungen beinhalteten meist alle Kernfunktionen, die vonnöten sind wie zum Beispiel einen Aktenplan, Life-Cycle-Regeln, Berechtigungsschemata und eine Metadatenverwaltung. Zudem sind viele Lösungen hervorragend ausgereift, da sie oft schon mehrmals gemäß den Vorgaben des U.S. Department of Defense (DoD) No. 5015 zertifiziert wurden – wobei jedoch sind nicht alle DoD-Anforderungen auch in Deutschland gefordert werden. Der hohe Reifegrad kann aber auch seine Nachteile haben – vor dem Einsatz einer spezialisierten Lösung sollten Unternehmen unbedingt den Aufwand prüfen, den eine solche Anwendung benötigt, um in die bestehende IT-Landschaft integriert zu werden.

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