Records Management

Fazit

Records Management ist eine wichtige Komponente der unternehmensweiten Informations- und Dokumentenverwaltung, die notwendige Aufgaben übernimmt und das Unternehmen gegen rechtliche Komplikationen absichert.

Schon allein vor dem Hintergrund der rechtlichen Vorgaben und Gesetze stellt sich nicht mehr die Frage, ob ein Unternehmen in derartige Lösungen investiert, sondern nur noch wie und wann es dies tut. Hier gilt die Regel: Um so früher und durchdachter, desto besser. Dem Unternehmensmanagement muss klar sein, dass Verstöße gegen Dokumentations- und Archivierungsrichtlinien – besonders in Steuersachen – alles andere als ein Kavaliersdelikt sind. Nach der Maxime „Schaden verhindern, Erträge steigern“ sollten eher die Potenziale eines Records Management gesehen und genutzt als die Investitionen beklagt werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine höhere Transparenz führt oft zu geringeren Kosten, während optimierte Prozesse meist höhere Erträge nach sich ziehen.

Natürlich darf nicht übersehen werden, dass die Etablierung eines Records Management eine gewaltige organisatorische Herausforderung für die Unternehmensführung und auch die Mitarbeiter darstellt. Richtungsweisende Strategien und Standards zu erstellen kosten, ebenso wie die notwendige Modellierung der Prozesse und Strukturen, Kraft und Geld. Doch ein Verzicht auf diese zwingend nötige Vorbereitungsphase kann auch die beste Software nicht wettmachen. (jh)

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