Grundlagenartikel

Records Management

Das Unternehmen wichtige Dokumente und Schriftwechsel archivieren und verfügbar halten müssen, ist jeder Geschäftsleitung bekannt. Die komplexe Herausforderung, ein System zu etablieren, das Dokumente aller Formate – von der E-Mail bis zum Papierausdruck – einbezieht, wird jedoch häufig unterschätzt.

Die Konsequenzen: Der innerbetriebliche Aufwand zur Erfüllung rechtlichen Vorgaben steigt, während die Geschäftsprozesse immer ineffizienter werden. Mit einem durchdachten Records Management stellen Unternehmen reibungslose Abläufe sicher und können jederzeit auf alle relevanten Dokumente zugreifen.

Ein wirkungsvolles Records Management – der Begriff kann mit „Aktenführung“ oder „Schriftgutverwaltung“ übersetzt werden – stärkt das Fundament eines Unternehmens. Ziel ist es, alle relevanten Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus optimal für die Geschäftsprozesse nutzbar zu machen und ihre ordnungsgemäße und sachgerechte Archivierung zu sichern. Zu den geschäftsrelevanten Informationen zählen übrigens nicht nur die Dokumente selbst, sondern auch alle weiteren Daten, wie zum Beispiel ein Eingangsdatum oder Historisierungsdaten, die für das Verständnis und die Nutzung der Informationen notwendig sind.

Records Management ist zuerst eine Führungsaufgabe: Zum einen muss eine sinnvolle und effiziente technische Lösung etabliert werden, zum anderen sollten auch die notwendigen Strategien und Standards im Unternehmen definiert und die Prozesse und Strukturen darauf angepasst werden. So werden nicht nur Probleme mit rechtlichen Vorgaben vermieden, sondern auch die betrieblichen Abläufe und Strukturen zum Wohle des Unternehmens optimiert.

Auch wenn bei der Etablierung eines Records Management besonders die Chefetage gefragt ist, betrifft die Implementation und Nutzung eines derartigen IT-Systems jeden Mitarbeiter. Das alte Motto gelangweilter Bürokraten „erst lesen, dann abheften und anschließend vergessen“ kann Unternehmen heutzutage in Bedrängnis bringen. Also: Es müssen technische und umsetzungsorientierte Lösungen gefunden werden, die gleichzeitig komplex und leicht bedienbar sind.

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