Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Die Prüfung

Erinnerte die Steuerprüfung bisher an die Suche nach der berühmt berüchtigten Nadel im Heuhaufen, haben die Finanzbehörden mit der elektronischen Steuerprüfung und der dazugehörigen Prüfsoftware IDEA ein mächtiges Hilfsmittel zum Aufspüren von Steuerschlupflöchern und Manipulationen innerhalb der Buchführung in die Hand bekommen.

Nachdem die Umsetzung der GDPdU bisher nur schleppend angelaufen ist, wird inzwischen mehr und mehr Druck auf die Außendienstmitarbeiter der Finanzämter ausgeübt, die elektronische Prüfung häufiger und intensiver einzusetzen. Auf lange Sicht gesehen, wird auf die vollständig elektronische Prüfung hingearbeitet.

Was wird geprüft?

Während bisher nur Einzelprüfungen stattfanden, ermöglichen die technischen Voraussetzungen den Prüfern nun strukturierte Analysen der Unternehmensdaten. Mit gezielter Sortierung und Filterung der Daten können die Finanzbehörden typische Steuerschlupflöcher suchen und finden. Überprüft werden insbesondere Spesenabrechnungen, Fahrtenbücher oder Kassenbelege. Das ist darauf zurückzuführen, dass gerade in diesen Bereichen die häufigsten Manipulationen stattfinden.

So kann zum Beispiel anhand einer Rechnungskontrolle geprüft werden, ob Rechnungsnummern doppelt vergeben wurden oder fehlen. Anhand von Vergleichen von Kontonummern mit den Mitarbeiterdaten können verdeckte Zahlungen oder umgangene Lohnsteuerzahlungen aufgespürt werden. Durch die Gegenüberstellung von Mitarbeitergeburtstagen und Bewirtungsbelegen können unrechtmäßige steuerliche Absetzungen privater Natur aufgedeckt werden und durch den Vergleich der Personalnummern mit der Zahl der Kontonummern kann der Prüfer der Mehrfachabrechnung geringfügig Beschäftigter auf die Spur kommen. Dies sind jedoch nur einige Beispiele für Prüfroutinen bei der elektronischen Steuerprüfung.

Methoden

Der Betriebsprüfer kann jedoch auch mit statistischen Methoden vermeintliche Steuersünden entdecken. Der Theorie nach werden zum Beispiel bei Manipulationen in der Buchführung häufig die persönlichen Lieblingszahlen verwendet. Mit dem sogenannten Chi-Quadrat-Test kann der Prüfer erkennen, ob bestimmte Zahlen in ihrer Häufigkeit signifikant abweichen. Wird ein vorgegebener Grenzwert überschritten, kann die Behörde mit hoher Wahrscheinlichkeit von gefälschten Gewinnermittlungen ausgehen.

Anhand eines Reihenvergleichs kann der Prüfer zudem wöchentliche oder monatliche Schwankungen innerhalb der Aufschlagssätze erkennbar machen. Sind die Schwankungen zu groß oder können nicht hinreichend erklärt werden, wird sich das Finanzamt einer Schätzung bedienen. Zuguterletzt gehen einige Prüfmechanismen vom sogenannten „Benford's Gesetz“ aus. Dieses besagt, dass bestimmte Zahlenmuster mit bestimmten Wahrscheinlichkeiten auftreten. Grobe Abweichungen von dieser statistischen Verteilung können auf Manipulationen in der Buchführung hinweisen.

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