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Der Datenzugriff

Entgegen einiger Annahmen hat das Finanzamt keine Befugnis, mittels einer Internetverbindung auf die Buchführungsdaten des Unternehmens zuzugreifen. Wie bei der Prüfung mittels Papier wird auch bei der elektronischen Buchprüfung ein Beamter vor Ort sein.

Den Unternehmen stehen dabei drei Möglichkeiten zur Verfügung, den Behörden den Zugriff auf die Daten zu ermöglichen:

Der unmittelbare Zugriff (Z1)

Für den unmittelbaren Zugriff muss das Unternehmen dem Steuerprüfer einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen an dem ein Zugriff mittels der im Unternehmen verwendeten Software stattfinden kann. Dabei ist der entsprechende DV-Arbeitsplatz so einzurichten, dass der Prüfer anhand vorgegebener Berechtigungen auf alle nötigen Daten lesend zugreifen kann. Im besten Fall stellt das Unternehmen dem Prüfer eine Person, die mit der EDV vor Ort vertraut ist, zur Seite. Ein Einspielen eigener Software auf dem Rechner des Unternehmens ist der Finanzbehörde dagegen nicht gestattet.

Der unmittelbare Zugriff wird am ehesten bei größeren und mittelständischen Unternehmen Anwendung finden wo z.B. die Zugriffsberechtigungen in einem SAP-Umfeld bereits standardisiert sind.

Der mittelbare Zugriff  (Z2)

Ein mit der DV des Unternehmens vertrauter Mitarbeiter ruft die gewünschten Datensätze auf Anweisung des Prüfers ab und exportiert sie. Auch beim mittelbaren Zugriff muss Hard- und Software zur Verfügung stehen. Zusätzlich dazu ist der Steuerpflichtige dazu aufgefordert, einen entsprechend kompetenten Mitarbeiter zum Auslesen der Daten abzustellen. Die hieraus resultierenden Kosten müssen vom Unternehmen getragen werden. Die Daten die für die Beamten ausgelesen und exportiert werden müssen nach Beendigung der Prüfung dem Unternehmen zurückgegeben oder gelöscht werden. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, Daten auf den Laptop des Prüfers oder auf eigene Datenträger zu speichern. Der mittelbare Zugriff eignet sich für kleinere Unternehmen bei denen die Buchhaltungssoftware häufig nur an einem Einzelplatz läuft oder bei der Verwendung von exotischen DV-Systemen.

Die Datenträgerüberlassung (Z3)

Bei der dritten Variante sind die steuerlich relevanten Daten auf einen nicht löschbaren Datenträger, in der Regel CDs oder DVDs im ISO-Standard, zu übertragen und der Finanzbehörde zur Verfügung zu stellen. Alternativ können auch mit dem FAT oder MS-DOS-Dateisystem formatierte Disketten eingereicht werden. Zusätzlich müssen die zur Auswertung nötigen Informationen wie Dateistruktur, Dateifelder und Verknüpfungen offen gelegt werden. Für die Bereitstellung der Daten auf einem externen Datenträger benötigt die Finanzsoftware des Unternehmens jedoch eine Exportfunktion die unter Umständen extra gekauft werden muss. Es wird davon ausgegangen, dass die Finanzämter diese Variante des Datenzugriffs in erster Linie für die Vorbereitung einer intensiveren Prüfung nutzen.

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