Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Welche Daten müssen aufbewahrt werden?

Für die Buchhaltungsprüfung muss die Finanzbehörde auf alle steuerlich relevanten Daten Zugriff haben. Das bezieht sich auf Unterlagen in Papierform oder auf Mikrofilmen die vor dem 1. Januar 2002 eingegangen oder erstellt worden sind und deren Digitalisierung mit unverhältnismäßig hohem Zeit- und Kostenaufwand verbunden wäre.

Alle Daten, die nach dem 1. Januar 2002 auf elektronischem Wege eingegangen oder entstanden sind müssen indes auch in ihrer originären Form vorgehalten werden.

Zu den steuerlich relevanten Daten zählen alle Unterlagen der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung. Andere, im Einzelfall ebenfalls relevante Daten die für die Besteuerung von Relevanz sein können, sind ebenso aufzubewahren.

Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen bleiben von der GDPdU weitestgehend unberührt. Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt weiterhin für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Buchungsbelege. Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist erstreckt sich auf die übrigen Unterlagen wie z.B. Briefe und Geschäftskorrespondenz.

Maschinelle Auswertbarkeit

Die steuerlich relevanten Daten müssen in maschinell auswertbarer Form vorliegen. Das heißt, dass das Unternehmen nicht nach eigenem Ermessen Daten filtern und in festen Dateiformaten wie PDF oder Tiff zusammenstellen darf, sondern dass der Prüfer selber in der Lage sein muss, die Daten zu sortieren, gegenüberzustellen oder zu filtern. Es muss also ein wahlfreier Zugriff auf die steuerlich relevanten Daten gewährleistet sein. Lediglich Belege und Dokumente, die in Papierform eingegangen sind, dürfen weiterhin in Bildformaten archiviert werden. Die von den Finanzbehören einlesbaren Dateiformate sind:

• ASCII feste Länge und Delimited (einschließlich kommagetrennter Werte)
• EBCDIC feste und variable Länge
• Excel
• Access
• dBase
• Lotus 123
• ASCII- Druckdateien (einschließlich Informationen für Struktur und Datenelemente)
• Dateien von SAP/AIS
• Import durch ODBC-Schnittstelle
• Konvertierte AS/400 Datensatzbeschreibungen in RDE-Datensatzbeschreibungen

Diese Formate können von Seiten der Finanzbehörde unter Mithilfe der Prüfsoftware IDEA ohne zusätzliche Installation anderer Software eingelesen und ausgewertet werden. Briefe, Emails und andere Geschäftskorrespondenz eine steuerliche Relevanz hat, ist zwar von Natur aus unstrukturiert und daher nicht maschinell auswertbar, muss aber dennoch auffindbar und den entsprechenden Vorgängen zuzuordnen sein.

Abtrennung der Daten

Die Daten, die das Unternehmen dem Prüfer zur Verfügung stellt, müssten abgetrennt von steuerlich nicht relevanten Daten sein. Kann der Prüfer wegen mangelnder Abtrennung dennoch auf Daten zugreifen, die nicht im eigentlichen Sinne relevant für die Besteuerung des Unternehmens sind, hat er das Recht, diese dennoch zu verwenden.

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