Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Archivierung

Laut GDPdU müssen die Speichermedien, auf denen die Buchführung archiviert wird, revisionssicher sein. Das bedeutet, dass die gespeicherten Daten in einer Datenbank wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und fälschungssicher archiviert sind.

Was im Sinne der GDPdU revisionssicher ist, hat zunächst zu einigen Diskussionen geführt, lässt sich jedoch an einigen Kernpunkten gut definieren. Zunächst ist von Seiten der Finanzverwaltung genau das vorgegeben, was bereits 1995 in den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) festgehalten wurde.

Demnach wird gefordert, dass dem Finanzbeamte jederzeit der problemlose Datenzugriff gewährleistet wird. Dazu kommt in der GDPdU der Hinweis auf den Originalzustand des zu archivierenden Dokumentes. Das setzt voraus, dass die Daten auf einem Medium gespeichert werden das Änderungen im Nachhinein nicht mehr zulässt.

Für den Zweck der Archivierung hat sich der Steuerpflichtige demnach sogenannter WORM-Speichermedien zu bedienen. (WORM = Write Once Read Many). Statt in teure WORM-Techniken zu investieren, bietet sich hier der Einsatz von preisgünstigen CD-ROMs oder DVDs an. Wichtig ist in diesem Zusammenhang lediglich, dass es sich um einmal beschreibbare Medien (CD-R bzw. DVD-R) und keine rewritable Discs handelt sonst wären die Daten nicht mehr revisionssicher im Sinne der GDPdU.

Werden die Daten in einem anderen als dem Arbeitsumfeld archiviert, ist sicherzustellen, dass das System in qualitativer und in quantitativer Hinsicht die gleichen Auswertungsprozesse ermöglicht wie im Produktivsystem. Für diesen Aspekt empfehlen Experten die Anknüpfung des Archivsystems an eine leistungsstarke Datenanalysesoftware. Die von den Finanzbehörden genutzte Prüfsoftware IDEA lässt diesbezüglich die beste Kompatibilität erwarten.

Migration

Bei der Aktualisierung oder Umstellung von DV-Umgebungen sind Unternehmen gezwungen, auch die steuerlich relevanten Daten im neuen System zugreifbar zu bringen. Im Sinne der GDPdU müssen die steuerlich relevanten Daten jedoch auch nach der Migration in eine neue Umgebung prüf- und auswertbar sein.

Durch diese Vorgaben ergibt sich ein Konfliktfall zwischen der GOBS und der GDPdU. Auf der einen Seite müssen die Daten unveränderbar im Rahmen der Archivierungspflicht aufgehoben werden, andererseits müssen sie aber auch in einem neuen System vollständig und auswertbar zur Verfügung stehen. Durch das Exportieren oder Übertragen auf Neusysteme werden jedoch die Angaben zum Speicherort bzw. zur Erstellungszeit geändert und sind damit eigentlich nicht mehr GoBS-konform. In diesem Fall überwiegt nach Angabe der Finanzbehörde die GDPdU jedoch schwerer. Um rechtlichen Problemen von vornherein aus dem Weg zu gehen, empfiehlt es sich den Migrationsprozess zudem genau zu protokollieren und nach der Umstellung die Verfügbarkeit und Vollständigkeit noch einmal zu prüfen.

Um diesen Vorgaben gerecht zu werden, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten über die im Einzelfall und in Abwägung von Aufwand und Nutzen entschieden werden muss. Die einfachste Möglichkeit ist, ein einzelnes altes System weiterhin lauffähig zu halten. Etwas aufwendiger und nicht in jedem Fall möglich ist die die Migration der Daten in ein neues System. Dazu müssen diese mitunter aus der alten Software exportiert und in die neue Archivumgebung importiert werden. Sind diese Verfahren zu teuer oder zu aufwendig, kann man in Zusammenarbeit mit der Behörde eventuell auch eine letzte Prüfung vor Abschaltung des Altsystemes verlangen (Die Aufbewahrungspflicht laut GoBS bleibt davon jedoch unberührt!) oder die Daten ausdrucken bzw. verfilmen.

Neueste Whitepaper im Bereich "Dokumentenmanagement"