Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Die elektronische Steuerprüfung im Überblick

Im September des letzten Jahres schaffte der Bundesfinanzhof mit einem Urteil einen der letzten unklaren Punkte in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) aus der Welt. Vorangegangen war eine Entscheidungen des Finanzgerichtes Düsseldorf in dem die Vorschrift zur maschinellen Auswertbarkeit digitaler Daten ungenau und zum Teil entgegen der Vorgaben der GDPdU interpretiert worden war.

Im speziellen Fall hatte ein Unternehmen steuerrechtlich relevante Belege nur in eingescannter Form als Bilddatei archiviert. Damit waren die Daten maschinell nicht mehr einlesbar. Einer Anfrage des Finanzamtes auf einen Zugriff zu den entsprechenden Kontodaten verweigerte sich das Unternehmen wegen mangelnder Abgrenzung zu nicht steuerrelevanten Daten. Das Urteil des Bundesfinanzhofes gab der zuständigen Behörde Recht, bei genauerem Hinsehen schaffte der Bundesfinanzhof jedoch auch Klarheit in Bezug auf den deutlichen Unterschied zwischen elektronischem Datenzugriff und einfachen Belegen, die nur zur Einsichtnahme vorgelegt werden müssen.

Der Prozess machte deutlich, dass die bereits seit dem Jahr 2002 gültige Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen immer noch nicht komplett in der Buchhaltungspraxis angekommen sind. Das mag auch daran liegen, dass die Prüfungen selber teilweise immer noch in gewohnter Papierform stattfinden. Doch der Druck auf die Finanzbeamten hat sich erhöht denn die elektronische Buchprüfung scheint der goldene Ausweg aus einem Dilemma der Finanzbehörden zu sein. Glich die Prüfung auf Steuersünden  bisher der sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen, bieten sich durch die elektronische Buchprüfung den Beamten völlig neue Möglichkeiten und damit die Chance, versteckte Einnahmen, Ungereimtheiten und bewusste Manipulationen schneller und effizienter aufzudecken.

Um den Behörden die entsprechenden Daten auswertbar zur Verfügung zu stellen, müssen sich die Unternehmen entsprechend der Richtlinien der GDPdU an bestimmten Verfahrensweisen halten.

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