Erfolgreich durch Dokumentenmanagement – Was bringen die Projekte?

Projekte im Umfeld Enterprise Content Management können zu einer deutlich 
verbesserten Wettbewerbsfähigkeit führen, wenn sie richtig aufgesetzt werden

Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management wird für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen immer wichtiger. Die strukturierte Verwaltung sowie die bedarfsgerechte Bereitstellung und Nutzung von Dokumenten aller Art sind Grundvoraussetzungen für hohe Entscheidungsqualität und gute Reaktionsfähigkeit. In den Auswahl- und Einführungsprojekten werden aber häufig Potenziale übersehen, was die Effektivität des Einsatzes einschränkt.

Die Planung des Einsatzes der Systeme wird aber häufig auf die Reduktion der Lager- und Papierkosten durch Digitalisierung der Archive beschränkt. Echtes Dokumentenmanagement führt durch die Unterstützung der Erstellungs-, Bearbeitungs-, Verteilungs- und Ablageprozesse aber zu einer deutlichen Wettbewerbsverbesserung des Unternehmens durch unterschiedliche Effizienz- und Effektivitätssteigerungen. Die Leistungserstellung kann beschleunigt und qualitativ verbessert werden. Um diesem Missverständnis vorzubeugen, dass es sich bei Dokumentenmanagement um reine digitale Archivierung handelt, wird zunehmend der modernere Begriff Enterprise Content Management verwendet. Mit Enterprise wird der ganzheitliche, unternehmensweite Ansatz verdeutlicht.

Der Großteil der Informationen eines Unternehmens liegt in Form von Dokumenten als unstrukturierte Daten vor. Damit können die mit der Erfassung, Bearbeitung, Verteilung, Ablage und Vernichtung von Dokumenten befassten ECM-Systeme die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens deutlich steigern, da die strukturierte Verwaltung dieser Informationen die Grundlage der operativen Arbeit der Mitarbeiter und strategischer Entscheidungen ist. Dokumente und Prozesse sind dabei untrennbar miteinander verbunden, da der Wert der Information von deren Verwendung und Bearbeitung abhängig ist. Bei der Bewertung der identifizierten Aufgabenstellungen lassen sich verschiedene Effizienz- und Effektivitätsvorteile unterscheiden.

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