Vorteile bewerten und kombinieren

Werden die durch (Teil-)Automation weggefallenen Arbeitsschritte sowie die Reduktion des Korrekturaufwands bewertet, ist eine Umrechnung von Zeit- und Qualitätsvorteilen in Kosteneinsparungen möglich. Höhere Einnahmen können entstehen, wenn durch die Entlastung der Mitarbeiter von den Verwaltungstätigkeiten mehr Umsatz im Kerngeschäft erzielt oder die Bindung von Geschäftspartnern verstärkt wird. Die Einhaltung von Compliance-Anforderungen kann einen positiven Image-Effekt mit sich führen. Daher greift eine Kosten-Nutzen-Betrachtung zu kurz, die sich lediglich auf direkt einzusparende Faktoren und hier insbesondere auf Mitarbeiterkapazitäten beschränkt. Die gesamte Effizienz und Effektivität der Leistungserstellung muss kritisch untersucht und verbessert werden.

Fazit: Auch kleine Schritte erfordern große Visionen

ECM-Projekte werden vor sehr unterschiedlichen Hintergründen begonnen. Bei der Anforderungsdefinition und Umsetzung ist darauf zu achten, dass wesentliche erzielbare operative und strategische Vorteile nicht isoliert betrachtet oder vergessen werden. Durch den gezielten Einsatz von ECM-Werkzeugen können mehrere Erfolgsfaktoren kombiniert werden, ohne dass deutlich höhere Kosten für zusätzliche Module das Projektbudget belasten. Ziel ist es, Geschäftsprozesse zu identifizieren, die jeweils mit einer Kombination von Kernkomponenten unterstützt werden können. Im Zuge der ständig wachsenden Menge an Informationen, insbesondere in unstrukturierter Form, kann die Frage nicht mehr lauten, ob ein ECM-System genutzt werden soll. Es muss vielmehr darauf geachtet werden, bei Auswahl und Einführung die Möglichkeiten der Lösungen umfassend auszunutzen.

Martin Böhn ist Senior Analyst beim Business Application Research Center (BARC).
Email: mboehn(at)barc.de

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