Die Nachteile der Dokumentenrecherche über den Fileserver

Unscharfe Ablagestruktur

Ein Beispiel für eine unscharfe Ablagestruktur ist die Ablage der Ordner „Kunde Müller“ und „Produkt AB“ auf einer Hierarchieebene.

Es ist unklar, wo der Anwender ein Dokument vom Kunden Müller bezüglich des Produkts AB ablegen soll. Erzeugt man deshalb eine Hierarchie (für jeden Kunden werden die Produkte als Unterordner eingefügt), erhält man viele leere Ordner (nicht jeder Kunde wird jedes Produkt kaufen und dazu Dokumente erzeugen) oder die benötigten Ordner müssen erst bei Bedarf neu angelegt werden.

Außerdem ist diese Form der Ablage starr: der Anwender kann sich nur alle Dokumente eines Produkts die einem bestimmten Kunden zugeordnet sind anzeigen lassen. Die umgekehrte Ansicht (also alle Dokumente, die ein Produkt betreffen und nach Kunden unterteilt sind) ist nicht möglich.

Oftmals erfordern die Namenskonventionen, dass wichtige Metadaten (Datum, Autor, Versionsnummer) mit in den Titel geschrieben werden. Das Ergebnis sind lange, unübersichtliche Dateinamen. Enthält ein Verzeichnis viele Dokumente, kann der Anwender die Ansicht nur sehr eingeschränkt nach den Metadaten sortieren, da diese ja alle in dem Titel (zusammenhängend als ein Wort) abgelegt wurden. In der Struktur „Projekt_Bearbeiter_Version“ können die Dokumente beispielsweise nicht direkt nach dem Bearbeiter geordnet werden.

Außerdem lässt sich die Ablage von Dokumenten, welche mehreren Geschäftsvorfällen zugeordnet sind, nur sehr umständlich realisieren. In diesem Fall müssen Kopien oder Referenzen angelegt werden. Die Gefahr bei der Ablage von Kopie ist, dass Anwender sowohl die Kopien als auch das Original parallel weiterbearbeiten, wodurch ein Versionskonflikt entsteht.

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