Die Nachteile der Dokumentenrecherche über den Fileserver

Windows Standardsuche

Irrtum:  „Die Standardsuchfunktionalitäten von Windows reichen vollkommen aus um die gewünschten Dokumente zu finden.“

Die Nachteile der Dokumentenrecherche über den Fileserver

Standardsuche von Windows

Irrtum: „Die Standardsuchfunktionalitäten von Windows reichen vollkommen aus um die gewünschten Dokumente zu finden.“ Normal 0 21 MicrosoftInternetExplorer4

Windows bietet nur ein sehr eingeschränktes Metadatenmodell an. So befinden sich in den Dateieigenschaften nur Informationen über das Erstellungs-, das Änderungsdatum, den Titel und den Autor. Das Metadatenmodell ist dabei für alle Dokumententypen (Rechnungen, Verträge, Personalakten) gleich. Aufgrund der eingeschränkten Attributzahl führt eine Suche über die Dateieigenschaften nur selten zu einem eindeutigen Ergebnis. Selbst wenn die Dokumente entsprechend der Namenskonventionen richtig abgelegt wurden, führt eine Recherche oftmals zu ungenauen Treffern, da der Anwender den kompletten Namen des Dokuments wissen oder mit Platzhaltern in den Suchausdrücken arbeiten muss. Es tritt der Effekt wie bei der Suche in Google auf: der Mitarbeiter verbringt viel Zeit damit, sich Suchanfragen und Synonyme für die gewünschte Information zu überlegen und die meist langen Trefferlisten auszuwerten.

Anwender versuchen häufig über die Volltextrecherche nach eindeutigen Schlüsselwörtern und Daten zu suchen. Sucht ein Anwender beispielsweise nach dem Schlüsselwort „Lieferantennummer“ und der Ausprägung „2004“ listet das System alle Dokumente, die den Ausdruck „Lieferantennummer“ und die Zahl „2004“ enthalten, als Treffer. Dies kann zu sehr langen Ergebnislisten führen, da auch Dokumente als Treffer deklariert werden, die an einer beliebigen Position die „2004“ aufweisen und unabhängig davon den Ausdruck „Lieferantennummer“ enthalten. Daher ist es nicht sicher, dass die gefundene „2004“ auch die Lieferantennummer ist, da auch Dokumente mit einer anderen Lieferantennummer aus dem Jahr 2004 angezeigt werden.

Zudem sind die Schlüsselwörter in den verschiedenen Dokumenten nicht immer identisch. In einigen Dokumenten könnte statt dem Ausdruck Lieferantennummer auch die Abkürzung „Lfnr.“ oder der englische Ausdruck „suppliers number“ Verwendung finden. Die Suche nach dem Ausdruck Lieferantennummer würde kein Ergebnis liefern, da keine Verwaltung von Synonymen angeboten wird. Auch hier ist wieder der Anwender bei der Formulierung seiner Suchanfragen gefordert, indem er erahnen muss, wie ein Sachverhalt von den unterschiedlichen Beteiligten bezeichnet wurde.

Die Recherche wird umso schwieriger, je umfangreicher und komplexer die Dokumente sind. Rechnungen und Lieferscheine können meist direkt am Bildschirm schnell durchgesehen werden und die Anzahl der in Frage kommenden Suchbegriffe zumeist gering ist. Demgegenüber kann es bei Verträgen oder Handbüchern aufgrund der Seitenzahl und der zumeist komplexen Thematik schwierig sein, eine Suchanfrage zu formulieren, welche zu eindeutigen Ergebnissen führt. Meist hat man hier das Phänomen, alles oder nichts zu finden.

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