Die Nachteile der Dokumentenrecherche über den Fileserver

Fileserver und Desktopsuche

Irrtum: „Wir verwalten unsere Dokumente zentral auf einem File-Server und recherchieren mit Hilfe von Google Desktop.“

Google Desktop verschlagwortet den kompletten Datenbestand auf Volltextbasis und bietet lediglich die Volltextsuche als Recherchemöglichkeit an. Die Suchanfragen liefern zwar aufgrund des Volltextindex schnell Ergebnisse, jedoch existieren die gleichen Nachteile (lange Trefferlisten, ein schwaches Metadatenmodell, keine Synonymsuche) wie bei der Recherche über die Standardsuchfunktionalitäten von Windows. Die Trefferlisten können nur nach Dokumentenformat (Textdatei, Präsentation etc.) untergliedert werden, nicht aber nach inhaltlichen Kriterien (Rechnung, Angebot etc.).

Abgesehen davon werden die gewonnen Indexinformationen nicht zentral auf einem Server, sondern redundant auf jedem Arbeitsplatzrechner abgelegt, wodurch keine zentrale Verwaltung möglich ist. Auch Google Desktop bietet keinen Aufbau eines eigenen Metadatenmodells an. Im Vergleich zu der den Standardsuchfunktionalitäten von Windows weißt Google Desktop zwar einige nützliche zusätzliche Funktionen (Thumbnailanzeige und Auszüge aus den Inhalten in der Trefferliste) auf, jedoch ist auch dieses kostenfreie Tool nicht für die unternehmensweite Recherche großer Datenbestände geeignet.

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