Die Nachteile der Dokumentenrecherche über den Fileserver

Fazit: Fileserver kosten Zeit und Geld

Die Dokumentenrecherche mittels der Standardsuchfunktionalitäten von Windows und Google Desktop liefern lange Trefferlisten und unscharfe Ergebnisse. Die Anwender benötigen teilweise sehr viel Zeit um die Ergebnislisten manuell nach dem gewünschten Dokument zu durchsuchen.

Teilweise können Dokumente gar nicht gefunden werden, da die Nutzer nicht wissen welche Suchausdrücke sie verwenden sollen.

Die Ablage mittels vorgegebener Ordnerstrukturen und Namenskonventionen erfordert ebenfalls sehr viel Zeit sowie Disziplin. Schon kleine Fehler können dazu führen, dass Dokumente falsch abgelegt oder benannt werden, wodurch diese nicht mehr gefunden werden können. Abgesehen davon erweist sich dieses Modell als sehr unflexibel, da keine verschiedenen Ansichten und keine Mehrfachzuordnung zu verschiedenen Geschäftsvorfällen möglich sind.

Das Ergebnis ist erschütternd –  die Anwender finden wichtige Informationen überhaupt nicht oder nur mit großem Aufwand, in der Bearbeitung werden sie nicht unterstützt. Deswegen verzögert sich der Ablauf vieler Geschäftsprozesse, wodurch den Unternehmen oftmals Gewinne entgehen oder zusätzliche Kosten entstehen. Lesen Sie in Teil 2 des Artikels welche Vorteile die Ablage und Recherche mittels moderner ECM-Systeme bieten.

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