Warum DMS – und nicht einfach ein Fileserver

Die Nachteile der Dokumentrecherche über den Fileserver

Für viele Unternehmen ist Verwaltung von unstrukturierten oder schwach strukturierten Informationen in Form von Dokumenten eine besondere Herausforderung. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen die Unternehmen bei der Ablage, Bearbeitung, Verwaltung, Aufbewahrung, Verteilung und Recherche der Dokumente.

Da die Einführung eines DMS mit Kosten und organisatorischen Aufwand verbunden ist, legen viele Unternehmen ihre Dokumente weiterhin zentral auf einem Fileserver ab. Gerade beim Auffinden von Informationen ist dies mit vielen Nachteilen verbunden, lange Suchzeiten und Frustration der Anwender sind oftmals die Folgen.

Leider ist vielen Verantwortlichen diese Tatsache nicht bewusst. Investitionen in DMS werden gescheut, Probleme beim Informationszugriff übersehen, als nicht wesentlich erachtet oder ignoriert. Im Folgenden werden die häufigsten Aussagen kritisch diskutiert, die man immer wieder in Gesprächen über eine Dokumentenverwaltung auf Grundlage von Fileservern hört.

„Mithilfe von fest vorgegebenen Ordnerstrukturen und Namenskonventionen kann eine strukturierte Ablage der Dokumente erfolgen. Anwender wissen wo Sie nach den Dokumenten suchen müssen. Eine Suche im Sinn einer Schlagwortsuche ist nicht mehr nötig. Die Anwender navigieren einfach zum Ablageort.“

Diese Ablageart erfordert, dass die Verzeichnisstrukturen allen Mitarbeitern bekannt sind, dass diese klar abgegrenzt und nachvollziehbar sind und dass die Mitarbeiter bei der Ablage die Speicher- und Namenskonventionen einhalten. Das Erstellen der richtigen Struktur ist auch mit Problemen verbunden. Strukturiert man sehr tief, dauert es lange bis die Anwender zum gewünschten Ablageort navigiert sind. Eine flachere Strukturierung birgt dagegen die Gefahr, dass keine geeignete Abgrenzung getroffen wurde. In den Ordnern liegen dann meist zu viele Elemente, ein Mitarbeiter kann sie nicht mehr direkt überblicken.

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